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Die Arbeitswelt hat sich verändert und die Arbeit muss nicht mehr zwingend vor Ort ausgeführt werden. Dies eröffnet Unternehmen neue Möglichkeiten, Talente zu gewinnen und bewährte Mitarbeitende zu halten. Ebenso vielfältig sind die rechtlichen Bestimmungen und Herausforderungen der neuen Arbeitsmodelle und -orte.
In diesem Artikel erhalten Sie unter anderem einen Einblick, welche Voraussetzungen fürs Arbeiten im Ausland erfüllt sein müssen und vor welchen Herausforderungen Angestellte und Unternehmen stehen. Zudem zeigen wir Ihnen Möglichkeiten, wie Sie die berufliche Vorsorge für Ihre Mitarbeitenden aufsetzen müssen, damit Sie die gesetzlichen Bestimmungen und internen Richtlinien für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeitenden im Ausland einhalten.
Die Antwort auf diese Frage hängt von vielen Faktoren ab. Beispielsweise, in welchem Land gearbeitet wird, welche Nationalität die arbeitende Person hat, in welchem Land der Arbeitgeber den Firmensitz hat oder welche Daten bearbeitet werden und wie lange die Arbeit im Ausland dauert.
Je nach Konstellation hat dies Auswirkungen auf Steuern und Sozialversicherung. Um böse Überraschungen für Arbeitgebende und Mitarbeitende zu vermeiden, lohnt es sich, vorab einige Fragen zu klären.
Hier zu beachten sind: die Arbeitsbewilligung der arbeitnehmenden Person, die rechtliche Grundlage des Arbeitsvertrags sowie der Sitz der Arbeitgeberin oder des Arbeitgebers.
Die häufigste Konstellation ist eine Firma in der Schweiz, die eine Person mit Schweizer Nationalität oder Niederlassungsbewilligung C mit einem Schweizer Arbeitsvertrag beschäftigt. Die zweit- und dritthäufigste Konstellation umfasst Personen mit ausländischer Nationalität, Schweizer Arbeitsbewilligung und einem Wohnsitz in der Schweiz sowie Grenzgängerinnen und Grenzgänger.
Eine weitere Möglichkeit sind Personen, die von einer Schweizer Firma ins Ausland geschickt werden – sogenannte Expats. Der Einsatz im Ausland kann dabei sowohl in einer ausländischen Niederlassung der Firma als auch bei einer Kundin oder einem Kunden stattfinden.
Bei Grenzgängerinnen und Grenzgängern muss zwischen Personen mit einer EU/EFTA-Nationalität und Personen mit einer Nationalität eines Drittstaats unterschieden werden.
Grenzgängerinnen und Grenzgängern aus EU/EFTA-Ländern kann eine Grenzgängerbewilligung erteilt werden, wenn sie folgende Voraussetzungen erfüllen:
Hat eine Grenzgängerin oder ein Grenzgänger die Nationalität eines Drittstaats, kann eine Grenzgängerbewilligung erteilt werden, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:
Wenn eine Grenzgängerin oder ein Grenzgänger aus einem Drittstaat eine selbstständige Erwerbstätigkeit aufnehmen will oder eine neue Stelle antritt, benötigt die Person in jedem Fall einen arbeitsmarktlichen Vorentscheid des kantonalen Amts für Wirtschaft.
Ein Aufenthalt im Ausland gilt dann als Geschäftsreise, wenn Mitarbeitende einen Schweizer Arbeitsvertrag haben und pro Kalenderjahr und Geschäftsreise maximal drei Monate im Ausland tätig sind, ohne dass sie dafür Ferien beziehen oder ihr Arbeitsvertrag angepasst wird. Dies können Besuche von ausländischen Produktionsstätten, Kundenbesuche oder auch berufliche und sprachliche Weiterbildungen sein.
Dabei bleiben diese Mitarbeitenden so versichert, als würden sie in der Schweiz arbeiten. Dies bedeutet, dass Unfall- und Sozialversicherungsbeiträge weiterhin über den Arbeitgeber geregelt sind, die Krankenkasse jedoch Privatsache ist. Bei Geschäftsreisen von mehreren Wochen sollten Mitarbeitende unbedingt prüfen, ob ihre Krankenkasse allfällige Gesundheitskosten im Ausland übernehmen würde. Ebenfalls sollten Mitarbeitende auf Geschäftsreisen ein A1/Certificate of Coverage (CoC) dabeihaben. Dieses Formular bestätigt, dass sie sozialversichert sind.
Vorsicht ist zudem bei Reisen in Katastrophen- und Krisengebiete sowie temporär unsichere Gebiete angebracht. Hier greifen die Versicherungsleistungen nur bedingt bis gar nicht. Die Reisehinweise des EDA bieten dabei eine gute Übersicht und sollten vor Reiseantritt unbedingt gelesen werden.
Bei Remote Work muss zwischen Homeoffice und Remote-Arbeit im Ausland unterschieden werden.
Für Arbeitnehmende mit Schweizer Wohnsitz muss der Arbeitsort in der Schweiz liegen. Ob die Arbeit im Büro des Arbeitgebenden, im Café nebenan oder in den Schweizer Bergen erfolgt, ist dabei nebensächlich. Hier gelten einzig die Bestimmungen des Arbeitgebenden.
Mit ihren Nachbarländern Deutschland, Frankreich, Italien und Liechtenstein hat die Schweiz eine Vereinbarung getroffen. Gemäss dieser dürfen Grenzgängerinnen und Grenzgänger bis zu 49,9 Prozent der Arbeitszeit im Homeoffice verbringen. Von dieser Regelung ausgenommen sind Selbstständigerwerbende und Arbeitnehmende, die regelmässige Kundenbesuche im Wohnsitzland machen oder in einem weiteren EU/EFTA-Staat tätig sind.
Bei kürzeren Aufenthalten haben Firmen viele Freiheiten in der Ausgestaltung ihrer Reglemente. Dies ist wichtig, um dieselben Voraussetzungen für alle Mitarbeitenden zu schaffen. Auf der sicheren Seite sind Sie, wenn Sie jeden Fall individuell prüfen. Denn der Teufel steckt oft im Detail.
Diese Prüfung ist zeitaufwändig und beansprucht einige Wochen Vorlaufzeit. Für eine seriöse Prüfung ist umfassendes Expertenwissen gefragt und dieses wandelt sich in bewegten politischen Zeiten ständig.
Egal ob Sie ein Reglement für Ihr Unternehmen erstellen wollen oder sich auf ein Gespräch mit einer spezialisierten Agentur vorbereiten: Es lohnt sich, folgende Punkte auf dem Radar zu haben:
Insbesondere bei Personen ohne Schweizer Pass, die einen Schweizer Arbeitsvertrag haben, muss jeder Fall zwingend individuell geprüft werden. Je nach Aufenthaltsbewilligung kann eine Arbeit im Ausland Einfluss auf den Aufenthaltsstatus haben.
Was, wenn die Mitarbeiterin eine Woche länger im Ferienort bleiben und mit Meeresrauschen und Strandblick im Hintergrund arbeiten will oder wenn der Mitarbeiter auf der Zugfahrt aus dem Ausland schon die Mails durchgehen möchte? Solche Freiheiten – oft auch Workation genannt – sind möglich und gerade im Kampf um die besten Talente oft ein wichtiger Faktor. Auch hier haben Arbeitgebende viele Möglichkeiten, ihre Attraktivität zu steigern. Doch es gibt auch viel zu beachten.
Im Gegensatz zur Remote-Arbeit ist eine Workation in ihrer Dauer zeitlich eng beschränkt. Das Angebot von Workation kann Arbeitgebenden bei der Mitarbeitendenbindung helfen. So unterstützen Sie beispielsweise Mitarbeitende mit Familie im Ausland oder Personen, die ihre Ferien gerne flexibler gestalten würden.
Wer regelmässig Mitarbeitende als Expats einsetzt, muss neben den rechtlichen Bestimmungen auch die Auswirkungen auf die betreffenden Mitarbeitenden beachten. Zwischen den jeweiligen Ländern, in denen die Mitarbeitenden als Expats eingesetzt werden, bestehen erhebliche Unterschiede, beispielsweise in Bezug auf die Sozialversicherungen.
Ratsam ist es, in diesem Fall ein Reglement – im Fachjargon eine Assigment Policy – zu erstellen. Bevor Sie jemanden als Expat einsetzen, sollten Sie folgende Fragen klären:
Wenn ausländische Arbeitgebende Personen zur temporären Arbeit in der Schweiz beauftragen, gelten diese Personen als Inpats. Dank der Abkommen zur Personenfreizügigkeit zwischen der Schweiz sowie der EU und der EFTA ist dies bei EU/EFTA-Bürgerinnen und -Bürgern unkompliziert. Auf dem Arbeitsmarkt sind sie den einheimischen Arbeitskräften gleichgestellt. Bei einer Arbeitstätigkeit von bis zu drei Monaten innerhalb eines Kalenderjahrs haben Arbeitgebende eine Meldepflicht. Bei einem Job von mehr als drei Monaten innerhalb eines Kalenderjahrs ist dies bewilligungspflichtig.
Bei Personen aus Drittstaaten kommt es auf die jeweiligen bilateralen Vereinbarungen an. So gibt es beispielsweise Kontingente für Arbeitnehmende aus Drittstaaten. Zudem wird das gesamtwirtschaftliche Interesse betrachtet. Eine gute Übersicht zu den Bestimmungen und weiteren Informationen bieten das Staatssekretariat für Wirtschaft (SECO) und das Staatssekretariat für Migration (SEM).
Um diese Frage zu beantworten, gilt es zuerst einmal zu klären, was unter dem Begriff «Freelancer» verstanden wird. In diesem Beitrag bezeichnen wir Personen als Freelancer, die gegen Rechnung Arbeiten für ein Schweizer Unternehmen erbringen und bei denen kein Arbeitsvertrag mit dem Schweizer Unternehmen, einem Employer of Record oder einem Personenverleih besteht. Dabei kann die Freelancerin oder der Freelancer als Kapitalgesellschaft (SA, AG, GmbH etc.), als Personengesellschaft oder Einzelunternehmen agieren.
Wenn Sie Freelancerinnen oder Freelancer im Ausland beschäftigten, sollten Sie unbedingt klären, wie die internationale Rechnungslegung erfolgt, insbesondere in Bezug auf die Mehrwertsteuer. Auch müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Daten auch bei der Arbeit mit Freelancerinnen oder Freelancern geschützt sind. Ebenfalls klären müssen Sie, wer die Eigentumsrechte an immateriellen Gütern besitzt.
Ist die Freelancerin oder der Freelancer als Personengesellschaft oder Einzelunternehmen tätig, muss zudem das Thema Haftung geklärt werden. Ebenfalls lohnt es sich zu prüfen, ob die Freelancerin oder der Freelancer überhaupt das Wissen rund um administrative und reglementarische Themen hat. Also beispielsweise, welche Arbeitszeiten eingehalten werden müssen oder welche Bestimmungen in Ihrer Branche für die grenzüberschreitende Zusammenarbeit gelten.
Bei Einzelunternehmen muss zudem das Risiko einer Scheinselbstständigkeit geprüft werden. Dies kann bereits der Fall sein, wenn die Person exklusiv für Ihr Unternehmen arbeitet und sich auch an Ihre Regeln in Bezug auf Arbeitszeiten oder ähnliches halten muss.
Employer of Record sind Anbieterinnen oder Anbieter, die im Auftrag eines Unternehmens internationale Talente anwerben und sich um eine legale Zusammenarbeit kümmern. Je nach Wunsch des Unternehmens bleiben dabei die angeworbenen Talente im jeweiligen Land oder kommen mit einem lokalen Arbeitsvertrag in die Schweiz.
Das Employer-of-Record-Angebot umfasst diverse HR-Dienstleistungen wie Payroll-Services, Personalverleih, Offshoring und vieles mehr. Ihr Vorteil gegenüber einem Schweizer Personalverleih ist, dass sie über Niederlassungen in vielen Länder verfügen und damit die internationale Entwicklung von Unternehmen unterstützen können.
Für Sie bedeutet dies, dass Sie mit Employer-of-Record-Agenturen Personen im Ausland anstellen können, ohne sich um die meist teuren Abklärungen kümmern zu müssen oder eine Niederlassung im Ausland zu haben. So können Sie beispielsweise bei einem Expat Ihr Betriebsstättenrisiko im Ausland optimieren. Für Ihre Mitarbeitenden besteht jedoch das Risiko einer Vorsorgelücke. Hier können Sie Ihre Mitarbeitenden mit einer internationalen Versicherungslösung für Tod, Invalidität und Vorsorge unterstützen.
Bei der Zusammenarbeit mit einem Employer of Record müssen folgende Punkte beachtet werden:
Ebenfalls gut zu wissen ist, dass die Personalkosten bei der Zusammenarbeit mit einem Employer of Record als Sachkosten betrachtet werden können.
Halten Sie bereits im Personalreglement fest, in welchem Umfang das Arbeiten im Ausland möglich ist und welches Arbeitsrecht in einem solchen Fall gilt. Dies empfiehlt auch das SECO. Zusätzlich empfehlen wir Ihnen, Einzelfälle zu überprüfen und jeweils im Vorfeld notwendige Abklärungen vorzunehmen.
Neben allen in diesem Artikel aufgeführten Voraussetzungen und Bestimmungen sollten Sie zusätzlich Ihre Mitarbeitenden schulen und sensibilisieren. Klären Sie Ihre Mitarbeitenden über die Risiken bei Arbeiten im Ausland auf. Zum einen sind dies unternehmerische Risiken, die beispielsweise die Verwendung von Geschäftslaptops oder VPN-Verbindungen betreffen. Andererseits sind es auch Themen wie beispielsweise Unfall- und Krankheitsschutz. Zudem ist das Lohnniveau im Ausland oft tiefer als in der Schweiz und die Vorsorgesysteme sind meist nicht gänzlich kompatibel. Dies kann zu Vorsorgelücken bei Mitarbeitenden führen, beispielsweise bei einer längeren Auslandtätigkeit und einer Rückkehr in die Schweiz oder weil im Ausland eine bestimmte Zeit lang in das Vorsorgesystem eingezahlt werden muss, bevor ein Bezug möglich ist. Vermitteln Sie wichtige Informationen mit einem Merkblatt, einer persönlichen Schulung oder einer bereichsübergreifenden Informationsveranstaltung und halten Sie Vereinbarungen schriftlich fest.
Weitere hilfreiche Anlaufstellen sind die jeweiligen Ausgleichskassen, das Bundesamt für Sozialversicherungen (BSV) und Ihre Versicherungspartnerinnen und -partner. Wir beraten Sie gerne.
Simona Audia ist Content Managerin bei der AXA und recherchiert für Sie spannende Inhalte rund um die Themen Versicherung und Vorsorge.
