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Le monde du travail a changé et le travail ne doit plus nécessairement être effectué dans les locaux de l’entreprise. Cela ouvre au personnel et aux entreprises de nouvelles perspectives pour attirer des talents et fidéliser les collaborateurs et collaboratrices qui ont fait leurs preuves. Les dispositions légales et les défis posés par les nouveaux modèles et lieux de travail se révèlent tout aussi variés.
Dans cet article, vous découvrirez notamment quelles sont les conditions à remplir pour travailler à l’étranger et les défis auxquels sont confrontés les employé-es et les entreprises. Nous vous indiquons également comment mettre en place la prévoyance professionnelle pour vos équipes en respectant les dispositions légales et les directives internes pour votre entreprise et vos employé-es à l’étranger.
La réponse à cette question dépend de nombreux facteurs, par exemple, du pays en cause, de la nationalité de la personne, du pays dans lequel est situé le siège de l’entreprise ou encore des données traitées et de la durée du travail à l’étranger.
Selon la situation, cela a des répercussions en matière de fiscalité et d’assurances sociales. Afin d’éviter les mauvaises surprises pour les employeurs et les collaborateurs et collaboratrices, il vaut la peine de clarifier certaines questions au préalable.
Les éléments à prendre en compte ici sont le permis de travail de la personne, le fondement juridique du contrat de travail ainsi que le siège de l’employeur.
Le cas de figure le plus fréquent est celui d’une entreprise en Suisse qui emploie une personne de nationalité suisse ou titulaire d’un permis d’établissement C sur la base d’un contrat de travail suisse. Au deuxième et troisième rang des cas les plus fréquents viennent les personnes de nationalité étrangère titulaires d’un permis de travail suisse et domiciliées en Suisse, et les frontaliers.
Une autre situation envisageable est celle des personnes envoyées à l’étranger par une entreprise suisse, que l’on appelle les expatriés. La mission à l’étranger peut alors se dérouler aussi bien dans une succursale étrangère de l’entreprise que chez une cliente ou un client.
Concernant les frontaliers, il convient de distinguer le cas des personnes ayant la nationalité d’un pays de l’UE/AELE et celui des ressortissants d’un État tiers.
Les frontaliers/frontalières originaires de pays de l’UE/AELE peuvent obtenir une autorisation frontalière s’ils remplissent les conditions suivantes:
Un frontalier ou une frontalière ayant la nationalité d’un État tiers peut obtenir une autorisation frontalière s’il ou si elle remplit les conditions suivantes:
Si un frontalier ou une frontalière originaire d’un pays tiers souhaite débuter une activité indépendante ou salariée, il ou elle a dans tous les cas besoin d’une décision préalable en matière de marché du travail délivré par l’Office cantonal de l’économie.
Un séjour à l’étranger est considéré comme un voyage d’affaires si la personne concernée est au bénéfice d’un contrat de travail suisse et qu’elle travaille à l’étranger pendant une durée maximale de trois mois par année civile ou par voyage d’affaires, sans prendre de vacances ou sans que son contrat de travail soit modifié. Il peut s’agir de visites de sites de production à l’étranger, de visites de clients ou encore de formations professionnelles et linguistiques.
Dans ce cas, la personne continue à être assurée de la même manière que si elle travaillait en Suisse. Cela signifie que les primes de l’assurance-accident et les cotisations aux assurances sociales continuent à être payées par l’employeur, mais que l’assurance-maladie relève du domaine privé. En cas de voyage d’affaires de plusieurs semaines, les personnes doivent impérativement vérifier si leur caisse-maladie prend en charge les éventuels frais de santé à l’étranger. Par ailleurs, ces personnes doivent être en possession d’un certificat A1/Certificate of Coverage (CoC). Ce formulaire atteste qu’elles sont couvertes par le droit suisse des assurances sociales.
La prudence est également de mise en cas de voyage dans des régions touchées par des catastrophes ou des crises, ainsi que dans des zones temporairement peu sûres. Dans ce cas, les prestations d’assurance n’interviennent que partiellement, voire pas du tout. Les conseils pour les voyages dispensés par le DFAE donnent une bonne vue d’ensemble et devraient absolument être lus avant le départ.
En matière de travail à distance, il faut distinguer entre le homeoffice et le remote work à l’étranger.
Pour les travailleurs domiciliés en Suisse, le lieu de travail doit se trouver en Suisse. Peu importe que le travail soit effectué dans le bureau de l’employeur, dans le café d’à côté ou dans les montagnes suisses. Seules les dispositions de l’employeur s’appliquent.
La Suisse a conclu un accord avec ses pays voisins, l’Allemagne, la France, l’Italie et le Liechtenstein. En vertu de cet accord, les frontaliers sont autorisés à effectuer jusqu’à 49,9% de leur temps de travail en home office. Sont exclus de cette réglementation les indépendants et les salariés qui rendent régulièrement visite à des clients dans leur pays de résidence ou qui travaillent dans un autre pays de l’UE/AELE.
Pour les séjours de courte durée, les entreprises jouissent d’une grande liberté dans l’élaboration de leurs règlements. Cela est important afin de créer des conditions identiques pour tous. En examinant chaque cas individuellement, vous miserez sur la sécurité, car le diable se cache souvent dans les détails.
Cet examen prend du temps et nécessite quelques semaines de préparation. Pour qu’il soit sérieux, cet examen nécessite une expertise approfondie qui évolue constamment en période politique mouvementée.
Que vous souhaitiez établir un règlement pour votre entreprise ou vous préparer à un entretien avec une agence spécialisée, il est bon de garder à l’esprit les points suivants:
En particulier pour les personnes qui n’ont pas de passeport suisse mais sont au bénéfice d’un contrat de travail suisse, chaque cas doit obligatoirement être examiné individuellement. Selon l’autorisation de séjour, un travail à l’étranger peut influer sur le statut de séjour.
Que faire si une collaboratrice souhaite prolonger d’une semaine son séjour sur son lieu de vacances et travailler avec le bruit de la mer et la vue sur la plage en toile de fond ou si un collaborateur veut déjà consulter ses e-mails durant le trajet en train qui le ramène de l’étranger? Une telle liberté -– souvent appelée workation – est possible et constitue souvent un atout important dans la course au recrutement des meilleurs talents. Dans ce domaine aussi, les employeurs ont la possibilité d’accroître leur attractivité. Et beaucoup d’éléments à prendre en compte.
Contrairement au travail à distance, la durée du workation est strictement limitée dans le temps. Le workation permet aux employeurs de fidéliser leur personnel. Ils peuvent par exemple soutenir les personnes ayant de la famille à l’étranger ou les personnes qui souhaiteraient organiser leurs vacances de manière plus flexible.
Les entreprises qui engagent des collaboratrices et collaborateurs en tant qu’expatriés doivent tenir compte non seulement des dispositions légales, mais également des conséquences pour les personnes concernées. Il existe des différences considérables selon les pays, par exemple en matière d’assurances sociales.
En pareil cas, il est conseillé d’établir un règlement – dans le langage technique, une «assignment policy». Avant d’engager un expatrié ou une expatriée, il convient de clarifier les questions suivantes:
Lorsque des employeurs étrangers détachent des travailleurs en Suisse, ceux-ci sont considérés comme des «impatriés». Grâce à la libre circulation des personnes entre la Suisse et l’UE/AELE, cela ne pose aucun problème pour les citoyennes et citoyens de l’UE/AELE. Sur le marché du travail, ils sont assimilés à la main-d’œuvre locale. Les employeurs ont l’obligation d’annoncer les emplois d’une durée inférieure ou égale à trois mois au cours d’une année civile. Pour un emploi de plus de trois mois au cours d’une année civile, ils doivent obtenir une autorisation.
En ce qui concerne les personnes originaires de pays tiers, cela dépend des accords bilatéraux applicables. Il existe en effet des contingents. Par ailleurs, les intérêts économiques de la Suisse sont pris en considération. Le SECO et le SEM fournissent un bon aperçu des dispositions ainsi que des informations complémentaires.
Pour répondre à cette question, il convient tout d’abord de clarifier ce que l’on entend par «freelance». Dans le présent article, nous appelons «freelance» les personnes qui effectuent des travaux pour une entreprise suisse contre facturation, sans qu’il existe un contrat de travail avec l’entreprise suisse, un fournisseur d’Employee of Record ou une société de location de services. Dans ce contexte, le freelance peut agir en tant que société de capitaux (SA, Sàrl, etc.), société de personnes ou entreprise individuelle.
Si vous recourez aux services de freelances à l’étranger, vous devez absolument clarifier ce qu’il en est du respect des normes internationales de présentation des comptes, notamment en ce qui concerne la TVA. Veillez également à ce que vos données soient protégées lorsque vous travaillez avec des freelances. Vous devez, en outre, déterminer qui détient les droits de propriété sur les biens immatériels.
Si le freelance agit en tant que société de personnes ou entreprise individuelle, il faut en outre clarifier la question de la responsabilité. Il vaut également la peine de vérifier si le freelance dispose effectivement des connaissances nécessaires dans les domaines administratif et réglementaire: par exemple, par rapport aux horaires de travail à respecter ou aux dispositions en vigueur dans votre branche pour la collaboration transfrontalière.
Dans le cas des entreprises individuelles, il faut également évaluer le risque de pseudo-indépendance ou salariat déguisé. Ce risque peut déjà être avéré lorsqu’une personne travaille exclusivement pour votre entreprise et doit également se conformer à vos règles en matière d’horaires de travail ou autres.
Les Employer-of-Record (EOR) sont des prestataires qui recrutent des talents internationaux pour le compte d’une entreprise et qui se chargent de mettre en place une collaboration conforme à la législation du travail locale. Selon le souhait de l’entreprise, les talents recrutés demeurent dans le pays concerné ou viennent en Suisse avec un contrat de travail local.
L’offre des EOR comprend divers services RH qui vont de la gestion de la paie à la location de services, en passant par l’externalisation et plus encore. Par rapport à une entreprise de location de services suisse, l’EOR présente l’avantage qu’il dispose de succursales dans de nombreux pays et peut ainsi soutenir l’expansion internationale des entreprises.
Pour vous, cela signifie qu’avec les agences EOR, vous pouvez engager des personnes à l’étranger sans avoir à vous soucier des clarifications, généralement coûteuses, ni devoir créer une succursale à l’étranger. Dans le cas d’un expatrié, par exemple, cela vous permet d’optimiser votre risque d’établissement stable à l’étranger. Pour vos collaborateurs et collaboratrices, il existe toutefois un risque de lacune de prévoyance. Sur ce point, vous pouvez les aider en leur proposant une solution d’assurance internationale pour le décès, l’invalidité et la retraite.
En cas de collaboration avec un service EOR, il faut tenir compte des points suivants:
Il est également bon de savoir qu’en cas de collaboration avec un service EOR, les frais de personnel peuvent être considérés comme des frais matériels.
Précisez dans le règlement du personnel dans quelle mesure il est possible de travailler à l’étranger et quel droit du travail s’applique dans ce cas. C’est ce que préconise également le Secrétariat d’État à l’économie (SECO). Par ailleurs, nous vous recommandons d’examiner les cas individuels et d’effectuer les clarifications nécessaires au préalable.
Au-delà des conditions et dispositions mentionnées dans cet article, il vous faudra également former et sensibiliser vos collaborateurs. Informez-les sur les risques liés au travail à l’étranger. Il s’agit d’une part de risques entrepreneuriaux tels que ceux liés à l’utilisation d’un ordinateur portable professionnel ou de connexions VPN. D’autre part, il s’agit également de thèmes tels que la protection contre les accidents et les maladies. De plus, le niveau des salaires à l’étranger est souvent plus bas qu’en Suisse et les systèmes de prévoyance ne sont généralement pas totalement compatibles. Il peut en résulter des lacunes de prévoyance, par exemple en cas d’activité prolongée à l’étranger et de retour en Suisse, ou parce qu’il faut cotiser au système de prévoyance à l’étranger pendant un certain temps avant de pouvoir en bénéficier. Communiquez les informations importantes via un mémento, une formation individuelle ou une séance d’information intersectorielle et consignez par écrit les accords conclus.
Les caisses de compensation concernées, l’Office fédéral des assurances sociales (OFAS) et vos partenaires d’assurance sont également des interlocuteurs utiles. Nous nous ferons un plaisir de vous conseiller.
Jennifer Bächtold est Content & Advertising Manager chez AXA. Elle effectue des recherches et rédige sur les tous les thèmes liés à la santé et la prévoyance.
