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Il mondo del lavoro è cambiato. Al giorno d’oggi, ad esempio, non è più necessario svolgere la propria attività obbligatoriamente in sede. Questo apre nuove opportunità alle collaboratrici e ai collaboratori come pure alle aziende che vogliono attirare talenti e fidelizzare gli elementi migliori. La vasta gamma di modalità lavorative aumenta anche la complessità delle disposizioni legali, dei nuovi modelli e dei luoghi di lavoro.
Leggendo questo articolo potrete farvi un’idea, tra l’altro, dei requisiti richiesti per il lavoro all’estero e degli ostacoli che dipendenti e aziende si trovano ad affrontare. Vi mostriamo inoltre come strutturare la previdenza professionale del vostro personale allo scopo di adempiere le disposizioni legali e le direttive interne valide per l’azienda e per i vostri collaboratori all’estero.
La risposta dipende da diversi fattori: ad esempio, dal Paese in cui viene svolto il lavoro, dalla nazionalità di chi esercita le proprie mansioni all’estero, dal Paese in cui si trova la sede dell’azienda del datore di lavoro, dai dati che vengono trattati e dalla durata del lavoro all’estero.
In funzione della configurazione esistente sorgono delle conseguenze nell’ambito dell’imposizione fiscale e delle assicurazioni sociali. Per evitare brutte sorprese per il datore di lavoro e per il suo personale, conviene chiarire prima alcune questioni.
Punti importanti da tenere presente sono il permesso di lavoro della collaboratrice o del collaboratore, le basi giuridiche del contratto di lavoro e la sede del datore di lavoro.
La situazione più frequente è quella di un’azienda in Svizzera che impiega una persona avente nazionalità svizzera o permesso di domicilio C con un contratto di lavoro svizzero. Altre situazioni che si verificano spesso riguardano le persone aventi nazionalità straniera, permesso di lavoro svizzero e domicilio in Svizzera nonché i lavoratori frontalieri.
Un’altra possibilità comprende le persone che vengono mandate all’estero da un’azienda svizzera, cosiddette «expat». La trasferta può prevedere il lavoro presso una succursale estera dell’azienda o presso un cliente.
In questo caso si deve distinguere tra persone aventi nazionalità di Paesi UE/AELS e persone aventi nazionalità di Stati terzi.
I frontalieri di Paesi UE/AELS possono ottenere l’apposito permesso se soddisfano le seguenti condizioni:
I frontalieri di Stati terzi possono ottenere l’apposito permesso se soddisfano le seguenti condizioni:
Qualora un frontaliere proveniente da uno Stato terzo intenda avviare un’attività lucrativa indipendente o subentrare in un nuovo posto di lavoro, ha bisogno in ogni caso di una decisione preliminare relativa al mercato del lavoro rilasciata dall’Ufficio cantonale per l’economia.
Un soggiorno all’estero è considerato viaggio d’affari quando la collaboratrice o il collaboratore ha un contratto di lavoro svizzero e svolge le proprie mansioni durante tre mesi al massimo all’estero per anno civile e viaggio d’affari, senza che questo percepisca giorni di ferie o che il suo contratto di lavoro venga modificato. Nella fattispecie, può trattarsi di visite a stabilimenti esteri di produzione o di perfezionamenti professionali e linguistici.
Le persone in viaggio d’affari usufruiscono delle stesse assicurazioni come se lavorassero in Svizzera. Ciò significa che la copertura degli infortuni e i contributi per le assicurazioni sociali continuano a essere regolati dal datore di lavoro, mentre la copertura malattie resta a carico della persona stessa. Se il viaggio d’affari dura più settimane, spetta alla persona che lo compie verificare se la propria cassa malati assume eventuali spese per l’assistenza sanitaria all’estero. Inoltre tale persona deve essere in possesso di un A1/Certificate of Coverage (CoC) (in tedesco), un modulo che attesta la sua iscrizione alle assicurazioni sociali.
Si raccomanda prudenza nei viaggi in zone colpite da catastrofi o da crisi e in aree temporaneamente non sicure, in quanto le prestazioni assicurative vengono subordinate a determinate condizioni o non vengono corrisposte per niente. I Consigli di viaggio del Dipartimento federale degli affari esteri (DFAE) forniscono utili informazioni sulla sicurezza e devono assolutamente essere lette prima di un viaggio.
Il lavoro a distanza all’estero si distingue in remote work e home office.
Per dipendenti con domicilio in Svizzera, il luogo di lavoro deve essere in Svizzera. È irrilevante se le mansioni vengono svolte in ufficio, al bar o in montagna, valgono esclusivamente le disposizioni del datore di lavoro.
Con i Paesi confinanti (Germania, Francia, Italia, Liechtenstein) la Svizzera ha sottoscritto un accordo secondo il quale frontaliere e frontalieri possono lavorare fino al 49,9% del tempo di lavoro in home office. Fanno eccezione le persone che esercitano un’attività indipendente e le collaboratrici e i collaboratori che si recano periodicamente dalla clientela nel Paese di domicilio o svolgono le proprie mansioni in un altro Stato UE/AELS.
Per i soggiorni più brevi le aziende hanno ampia libertà nella regolamentazione. Questo è importante al fine di porre le stesse condizioni per tutto il personale. Per andare sul sicuro verificate caso per caso, perché spesso il diavolo si nasconde nei dettagli.
La verifica preventiva è laboriosa e richiede un impegno di alcune settimane. Per un esame serio occorre disporre di conoscenze approfondite e aggiornate, dato che in tempi di rapidi cambiamenti politici le normative vengono continuamente modificate.
Sia che vogliate redigere un regolamento o prepararvi a un colloquio con un’agenzia specializzata dovete tenere presente i punti qui descritti.
In particolare per le persone senza passaporto svizzero che hanno un contratto di lavoro svizzero occorre verificare ogni singolo caso. A seconda del tipo di permesso di soggiorno, un lavoro all’estero può influire sullo statuto di soggiorno.
Che cosa succede se una collaboratrice o un collaboratore desidera trattenersi una settimana in più nel luogo di vacanza e lavorare con in sottofondo lo sciabordio delle onde e la vista sulla spiaggia oppure se ritornando in treno dall’estero vuole consultare le mail di lavoro ricevute? Simili libertà ‒ chiamate anche workation ‒ sono consentite e, nella lotta per la conquista dei migliori talenti, rappresentano un fattore rilevante. Anche in questo caso i datori di lavoro hanno diverse possibilità per aumentare la propria attrattiva. E anche tanto a cui prestare attenzione.
A differenza dal remote work la workation ha una durata limitata nel tempo. L’offerta di workation può consolidare il vincolo con il personale. È un modo, ad esempio, per agevolare le persone che hanno la famiglia all’estero o che preferiscono organizzare le proprie ferie con flessibilità.
Chi si avvale periodicamente di personale expat deve tenere conto, oltre alle disposizioni legali, delle ricadute sulle persone dislocate all’estero. Tra i Paesi di destinazione vi sono notevoli differenze, ad esempio nell’ambito delle assicurazioni sociali.
Si raccomanda di redigere sempre un regolamento, definito tecnicamente «assigment policy». Prima di inviare in trasferta all’estero una collaboratrice o un collaboratore dovreste chiarire i seguenti punti:
Le persone incaricate da datori di lavoro stranieri di lavorare temporaneamente in Svizzera sono considerate «inpat». Grazie alla libera circolazione delle persone tra la Svizzera e i Paesi UE/AELS, ciò non comporta nessun problema per chi è in possesso della nazionalità UE/AELS. Sul mercato del lavoro tali persone sono equiparate alla forza lavoro locale. Se l’attività lucrativa ha una durata inferiore a tre mesi nell’arco di un anno civile, i datori di lavoro hanno l’obbligo di notifica, se ha una durata superiore a tre mesi nell’arco di un anno civile scatta l’obbligo di autorizzazione.
Per le persone provenienti da Stati terzi si applicano i corrispondenti accordi bilaterali. Alcuni prevedono, ad esempio, un contingentamento del numero di lavoratrici e lavoratori da questi Stati. Si tiene conto inoltre degli interessi macroeconomici. La Segreteria di Stato dell’economia (SECO) e la Segreteria di Stato della migrazione (SEM) forniscono una visione esauriente delle disposizioni al riguardo e informazioni supplementari.
Per rispondere a questa domanda è necessario chiarire dapprima cosa s’intende per freelancer. Nel presente articolo utilizziamo il termine «freelancer» per designare le persone che ricevono incarichi lavorativi dietro fattura per un’azienda svizzera senza avere un contratto di lavoro con essa, con un employer of record o con un’agenzia di collocamento di personale in prestito. La freelancer o il freelancer può operare come società di capitale (SA, AG, GmbH ecc.), società di persone o ditta individuale.
Se commissionate lavori a freelancer dovete assolutamente chiarire quali sono le prescrizioni in materia di contabilità internazionale, in particolare per quanto concerne l’imposta sul valore aggiunto, e assicurarvi che i vostri dati siano adeguatamente protetti. Occorre appurare inoltre a chi spettano i diritti di proprietà per i beni immateriali.
Qualora la freelancer o il freelancer operi come società di persone o ditta individuale, è necessario approfondire l’aspetto della responsabilità. È consigliabile verificare anche se possiede conoscenze in campo amministrativo e regolamentativo, ad esempio se conosce gli orari di lavoro da osservare o le disposizioni vigenti nel vostro settore per la collaborazione transfrontaliera.
Nel caso di ditte individuali deve essere considerato il rischio di falso lavoro autonomo derivante dal fatto che la persona lavori in via esclusiva per la vostra azienda e debba attenersi alle vostre regolamentazioni per quanto riguarda orari di lavoro o simili.
L’employer of record si occupa di reclutare talenti internazionali per conto di un’azienda espletando tutte le formalità legali. A seconda delle esigenze dell’azienda, il personale assunto resta nel Paese in cui è stato acquisito o viene trasferito in Svizzera con un contratto di lavoro locale.
L’offerta dell’employer of record comprende vari servizi HR, tra cui il payroll, il prestito di personale, l’offshoring e molto altro. Rispetto a un’agenzia di collocamento di personale in prestito svizzera, il vantaggio per voi è che l’employer of record è presente in numerosi Paesi ed è in grado quindi di supportare lo sviluppo internazionale della vostra azienda.
Ciò vi consente di reperire personale oltrefrontiera sollevandovi dalle incombenze burocratiche, di solito assai gravose, o senza avere una sede all’estero. Con un’expat o un expat potete, ad esempio, ottimizzare il rischio connesso agli stabilimenti all’estero. Per loro potrebbero sorgere però delle lacune previdenziali. Avete modo di ovviare a questa penalizzazione con una soluzione assicurativa internazionale per decesso, invalidità e previdenza.
Se ricorrete a un employer of record dovere chiarire i seguenti punti:
Sarebbe bene accertare anche se, nella collaborazione con un employer of record, i costi per il personale possono essere considerati come spese materiali.
Stabilite nel regolamento del personale in che misura è possibile lavorare all’estero e quale diritto del lavoro viene applicato. È quanto consiglia anche la SECO. Vi raccomandiamo inoltre di verificare caso per caso e di effettuare preliminarmente i necessari chiarimenti.
Oltre ad adempiere tutte le condizioni e disposizioni menzionate nel presente articolo, dovreste anche sensibilizzare il vostro personale e impartire una formazione mirata. Illustrate i rischi che il lavoro all’estero comporta: da un lato rischi aziendali, ad esempio relativi all’utilizzo di laptop della società o di connessioni VPN e dall’altro rischi legati alla persona, ad esempio infortuni e malattie. A ciò si aggiunge il livello salariale, spesso inferiore all’estero rispetto alla Svizzera, e l’incompatibilità quasi generalizzata dei sistemi previdenziali. Ciò può causare delle lacune previdenziali per le collaboratrici e i collaboratori, ad esempio nel caso in cui l’attività all’estero si prolunghi, avvenga un rientro in Svizzera o sia necessario versare per un certo periodo contributi nel sistema previdenziale all’estero prima di poter percepire delle prestazioni. Comunicate le principali indicazioni in un promemoria, nel corso di una formazione personale o nel quadro interdipartimentale di un evento informativo e fissate gli accordi in forma scritta.
Per dubbi o domande potete rivolgervi anche alla cassa di compensazione di riferimento, all'Ufficio federale delle assicurazioni sociali (UFAS) o alla vostra partner assicurativa o al vostro partner assicurativo. Siamo a vostra disposizione per una consulenza.
Jennifer Bächtold ist Content & Advertising Managerin bei der AXA. Sie recherchiert und schreibt über alle Themen rund um die Gesundheit und Vorsorge.
