Zahlungserinnerung, Mahnung, Betreibung: So fordern Sie professionell Ihr Geld ein (inkl. Vorlage)

Wenn Kundinnen und Kunden nicht bezahlen, ist das nicht nur mühsam, es drohen im schlimmsten Fall auch Liquiditätsengpässe oder gar der Konkurs. Hier erfahren Sie alles, was Sie über Zahlungserinnerungen und Mahnungen wissen müssen – inklusive Mustertext und Word-Vorlage. Damit Sie schnell an Ihr wohlverdientes Geld kommen.

Wenn das Loch in der Unternehmenskasse immer grösser wird, weil es zu viele offene Forderungen gibt, gilt es zu handeln. Typischerweise gehen Unternehmen in der Schweiz dabei in drei Schritten vor: Nach einer freundlichen Zahlungserinnerung mahnen sie ein- oder zweimal, bevor sie eine Betreibung einleiten.

Rein rechtlich gesehen ist es nicht in jedem Fall nötig, eine Zahlungserinnerung zu verschicken – sinnvoll ist es allemal. Wir zeigen Ihnen, wie es geht und was es zu beachten gilt. Für gute Kundenbeziehungen und maximalen Schutz gegen Liquiditätsengpässe.

Wichtig zu wissen: In der Schweiz gibt es keine offizielle Regelung zum Mahnwesen. Entsprechend sind auch die Begriffe «Zahlungserinnerung» und «Mahnung» nicht klar definiert und werden synonym verwendet. In der Praxis liegt der Unterschied meist nur im Tonfall: Mit jeder weiteren Zahlungserinnerung respektive Mahnung werden die Formulierungen direkter und dringlicher.

Zahlungserinnerung verschicken: Wie Sie am besten vorgehen

Die auf der Rechnung angegebene Zahlungsfrist ist verstrichen. Was nun?

Warten Sie wenn möglich noch etwa fünf bis sieben Tage, um Ihrer Kundin respektive Ihrem Kunden noch ein wenig Zeit einzuräumen. Insbesondere, wenn bereits eine gute Kundenbeziehung besteht, können Sie auch informell via E-Mail oder Telefon nachfragen, ob die Rechnung bereits in Bearbeitung ist.

Dabei hängt es von verschiedenen Faktoren ab, ob Sie aus Kulanz zunächst noch etwas warten können und möchten oder direkt eine Zahlungserinnerung schicken: 

• Die Höhe des ausstehenden Betrags: Je stärker die offene Zahlung Ihre Liquidität bedroht, desto früher sollten Sie eine Zahlungserinnerung versenden.
• Ihre Erfahrungen mit dieser Kundin, diesem Kunden: Wenn bisher immer pünktlich bezahlt wurde, können Sie mit der Zahlungserinnerung etwas warten.
• Äussere Umstände: Ist beispielsweise gerade Ferienzeit oder steht der Jahreswechsel kurz bevor, schicken Sie lieber etwas früher eine Zahlungserinnerung.

Tipp: Denken Sie schon bei der Rechnungsstellung an Ihre Liquidität.

Wählen Sie zum Beispiel eine kürzere Zahlungsfrist. 30 Tage gelten zwar häufig als Standard, sind aber nicht vorgeschrieben. Insbesondere kleinere Firmen und Selbstständige arbeiten gerne mit einer Fälligkeitsfrist von 10 bis 14 Tagen.

Stehen grosse Ferien oder Festtage bevor, ist es besonders ratsam, die Rechnung frühzeitig zu stellen, um anschliessend noch genügend Zeit für die Zahlungserinnerung zu haben.

Wichtig: Nennen Sie auf Rechnungen unbedingt ein konkretes Fälligkeitsdatum, zum Beispiel «zahlbar bis 30. April 2025». Eine Angabe wie «zahlbar innert 14 Tagen» ist nicht ausreichend, damit sich die Kundschaft nach Ablauf der Frist in Verzug befindet. Dies ist jedoch die Voraussetzung, um im Ernstfall eine Betreibung einleiten zu können.

Schritt 1: Erste Zahlungserinnerung schicken

Erhalten Sie Ihr Geld nicht innert der angegebenen Frist respektive ein paar Tage später, senden Sie Ihrer Kundschaft nun eine förmlichere Zahlungserinnerung. Geben Sie wiederum das konkrete Datum an, bis zu dem die Rechnung beglichen werden muss.

So stellen Sie sicher, dass Sie die Kundschaft in Verzug setzen, falls Sie auf der ursprünglichen Rechnung nicht bereits ein konkretes Datum angegeben hatten. Ausserdem stellt ein bestimmtes Fälligkeitsdatum eine deutlichere Handlungsaufforderung dar – die Wahrscheinlichkeit, dass die Rechnung rasch beglichen wird, steigt.

Die offene Rechnung wird nach der ersten freundlichen Zahlungserinnerung nicht bezahlt? Dann sollten Sie die nächsten Schritte einleiten. Wenn Sie keine Zeit und/oder Lust haben, sich selbst darum zu kümmern, können Sie diese lästige Aufgabe auch abgeben: zum Beispiel über die Zusatzdeckung Inkasso-Rechtsschutz der AXA-ARAG Rechtsschutzversicherung für Unternehmen.

Schritt 2: Weitere Zahlungserinnerung(en) schicken

Verstreicht auch die Frist der ersten Zahlungserinnerung ungenutzt, empfiehlt es sich, eine weitere Zahlungserinnerung zu schicken, bei der Sie im Tonfall deutlicher werden.

Es ist Ihnen überlassen, ob Sie im Anschluss noch weitere Zahlungserinnerungen versenden möchten, bevor Sie eine Betreibung in Betracht ziehen. Bei vielen Schweizer Unternehmen liegt der Standard bei drei Zahlungserinnerungen – wie erwähnt auch «Mahnungen» genannt –, bevor eine Betreibung in Betracht gezogen wird. Schliesslich möchte man die Kundenbeziehung nicht unnötig belasten oder gar zerstören, indem man zu schnell rechtliche Schritte einleitet.

Wichtig: Nennen Sie bei jeder Zahlungserinnerung das konkrete (neue) Fälligkeitsdatum, bis zu dem bezahlt werden muss. In der letzten Zahlungserinnerung sollten Sie zudem die Betreibung androhen, zum Beispiel so:

«Bitte bezahlen Sie den ausstehenden Betrag umgehend, spätestens aber bis zum [letztes mögliches Fälligkeitsdatum]. Andernfalls sehen wir uns gezwungen, ein Betreibungsverfahren in die Wege zu leiten.»

Schritt 3: Eine Betreibung in Betracht ziehen

Wenn die Kundin oder der Kunde auch nach der letzten Zahlungsaufforderung noch nicht zahlt, können Sie eine Betreibung einleiten – respektive durch eine Drittpartei einleiten lassen –, um den ausstehenden Betrag rechtlich einzufordern. Dazu müssen Sie die Kundschaft vorgängig in Verzug gesetzt haben, also entweder in der ursprünglichen Rechnung oder in einer Zahlungserinnerung ein konkretes Fälligkeitsdatum genannt haben, das unterdessen ungenutzt verstrichen ist.

Überlegen Sie sich, ob sich eine Betreibung finanziell, also im Verhältnis zum offenen Betrag, lohnt. Denn Sie müssen die Kosten für die Betreibung vorschiessen und erhalten diese nur von der Debitorin oder dem Debitor, wenn sie erfolgreich eingetrieben werden können.

Kommen Sie zu dem Schluss, dass es den Aufwand und das Risiko nicht wert ist, verzichten Sie auf den Betrag und schreiben die ausstehende Forderung in Ihrer Buchhaltung als Verlust ab. Ansonsten ist der nächste Schritt das Einleiten des Betreibungsverfahrens.

Rechnung wird nicht bezahlt: Was bringt mir eine Rechtsschutzversicherung?

Kommt es zu Rechtsstreitigkeiten mit säumiger Kundschaft, bietet Ihnen eine Rechtsschutzversicherung Unterstützung und Sicherheit durch unter anderem folgende Leistungen:

• Optionale Zusatzdeckung für die Übernahme des Mahn- und Betreibungsverfahrens nach der ersten Zahlungserinnerung
• Rechtsberatung und Bearbeitung Ihres Rechtsfalls durch Rechtsexpertinnen und -experten der Versicherung
• Übernahme des Honorars einer externen Anwältin oder eines externen Anwalts
• Zahlung von Schiedsgerichts- und Mediationskosten
• Übernahme von Gerichts- und Verfahrenskosten
• Inkasso der Ihnen gerichtlich zugesprochenen Ansprüche aus einem Rechtsstreit

Zahlungserinnerung mit unserer Vorlage ganz einfach selbst schreiben

Zahlungserinnerungen können in unterschiedlichen Formen verschickt werden:

• als E-Mail
• als separates Schreiben an eine E-Mail angehängt (als PDF-Dokument)
• per Briefpost

Bezüglich der Versandform sind keine rechtlichen Vorgaben zu beachten.

Was gehört in eine Zahlungserinnerung?

Das sollte Ihre Zahlungserinnerung enthalten:

• Absenderadresse: die Adresse Ihres Unternehmens als Gläubigerin oder Gläubiger – also die Adresse der Person oder der Firma, der Geld geschuldet wird
• Empfängeradresse: die Adresse der Debitorin respektive des Debitors – also der Kundschaft, die bisher nicht bezahlt hat (wenn Sie die Zahlungserinnerung direkt als E-Mail versenden, entfallen die ersten beiden Punkte in der Regel)
• Eine Betreffzeile mit dem Vermerk «Zahlungserinnerung» (idealerweise gleich mit der Rechnungsnummer)
• Anrede sowie eine kurze Einleitung
• Rechnungsnummer und Betrag der ausstehenden Rechnung
• Neues Fälligkeitsdatum: effektives Datum, wann die Zahlung fällig ist (meist ca. 10 bis 14 Tage nach Versand der Zahlungserinnerung)
• Ihre Bankangaben
• Abschlussformel sowie Ihr Name

Mustertext für eine freundliche Zahlungserinnerung 

Betreff: Zahlungserinnerung (Rechnung Nr. [Nummer])

Sehr geehrte Frau / geehrter Herr [Kundenname]

Nochmals vielen Dank für Ihren Auftrag / Ihre Bestellung.

Wir haben festgestellt, dass für die zugehörige Rechnung mit der Nummer [Nummer] in Höhe von [Betrag und Währung] noch keine Zahlung eingegangen ist. 

Wir verstehen, dass in der Alltagshektik schnell einmal eine Rechnung vergessen werden kann. Deshalb möchten wir Sie an die ausstehende Zahlung erinnern und Sie bitten, die Rechnung bis zum [neues Fälligkeitsdatum] zu begleichen.

Sollte dies unterdessen geschehen sein, können Sie diese E-Mail/dieses Schreiben ignorieren.

Vielen Dank im Voraus.

Freundliche Grüsse

[Ihr Name und allenfalls Signatur/Fusszeile]