Sollecito di pagamento, diffida, esecuzione: ecco come richiedere il vostro denaro in modo professionale (modello incluso)

Il mancato pagamento non è solo fastidioso, ma nel peggiore dei casi si rischiano anche problemi di liquidità o addirittura il fallimento. Qui trovate tutto quello che c’è da sapere sui solleciti di pagamento e sulle diffide, inclusi modelli di testo e modelli Word, affinché possiate ricevere rapidamente il vostro denaro.

Se il deficit nelle casse aziendali diventa sempre maggiore a causa di troppi crediti scoperti, bisogna agire. In genere le aziende in Svizzera procedono in tre fasi: dopo un cortese sollecito di pagamento, inviano una o due diffide prima di avviare la procedura esecutiva.

Da un punto di vista puramente giuridico non è sempre necessario inviare un sollecito di pagamento, ma è sensato farlo. Vi mostriamo come fare e a cosa prestare attenzione per mantenere buoni rapporti con la clientela e tutelarvi al massimo da problemi di liquidità.

Importante: in Svizzera non esiste una regolamentazione ufficiale in materia di sollecito. Di conseguenza anche i termini «sollecito di pagamento» e «diffida» non sono chiaramente definiti e vengono utilizzati in modo intercambiabile. Nella pratica la differenza sta solitamente solo nel tono: con ogni ulteriore sollecito o diffida le formulazioni diventano più dirette e urgenti.

Invio di un sollecito di pagamento: come procedere al meglio?

Il termine di pagamento indicato sulla fattura è scaduto. E adesso?

Aspettate se possibile dai cinque ai sette giorni per concedere ancora un po’ di tempo alla vostra clientela. In particolare se sussiste già un buon rapporto con il cliente, potete anche chiedere informalmente via e-mail o per telefono se la fattura è già in fase di elaborazione.

A titolo di correntezza, potete decidere di attendere ancora un po’ oppure di inviare direttamente un sollecito di pagamento. Ciò dipende da diversi fattori. 

• L’ammontare dell’importo scoperto: quanto più il pagamento in sospeso minaccia la vostra liquidità, tanto prima dovreste inviare un sollecito di pagamento.
• Le vostre esperienze con questo cliente: se finora il pagamento è sempre stato puntuale, potete attendere un po’ con il sollecito di pagamento.
• Circostanze esterne: se ad esempio è un periodo di vacanze o il nuovo anno è imminente, è meglio inviare un sollecito di pagamento un po’ prima.

Consiglio: pensate già al momento della fatturazione alla vostra liquidità.

Selezionate ad esempio un termine di pagamento più breve. 30 giorni sono spesso considerati standard, ma non sono prescritti. In particolare le piccole imprese e i lavoratori indipendenti lavorano volentieri con un termine di scadenza di 10-14 giorni.

Se sono imminenti grandi vacanze o giorni festivi, è particolarmente consigliabile emettere la fattura per tempo, in modo da avere poi abbastanza tempo per inviare il sollecito di pagamento.

Attenzione: indicate sulle fatture una data di scadenza concreta, ad esempio «pagabile entro il 30 aprile 2025». Un’indicazione come «pagabile entro 14 giorni» non è sufficiente e il cliente può trovarsi in mora una volta scaduto il termine. Tuttavia, questa è la premessa per poter avviare una procedura esecutiva in caso di necessità.

Fase 1: inviare primo sollecito di pagamento

Se non ricevete il denaro entro il termine indicato o un paio di giorni dopo, inviate ora ai vostri clienti un sollecito di pagamento più formale. Digitate nuovamente la data precisa entro la quale la fattura deve essere saldata.

In questo modo avrete la certezza di mettere in mora il cliente nel caso in cui non aveste già indicato una data precisa sulla fattura originale. Inoltre, una determinata data di scadenza rappresenta un invito ad agire più esplicito – la probabilità che la fattura venga saldata rapidamente aumenta.

La fattura in sospeso non viene pagata dopo il primo sollecito di pagamento cortese? In tal caso dovreste avviare i passi successivi. Se non avete tempo e/o voglia di occuparvene in prima persona, potete anche delegare questo fastidioso compito, ad esempio attraverso la copertura addizionale Protezione giuridica per operazioni d’incasso dell’assicurazione di protezione giuridica per imprese di AXA-ARAG.

Fase 2: inviare ulteriore/i sollecito/i di pagamento

Se anche il termine indicato per il primo sollecito trascorre infruttuoso, è consigliabile inviare un ulteriore sollecito, in modo da essere più chiari nel tono di voce.

Sta a voi decidere se inviare successivamente ulteriori solleciti di pagamento, prima di prendere in considerazione una procedura esecutiva. Molte aziende svizzere prevedono lo standard di tre solleciti di pagamento – detti anche «diffide» – prima di prendere in considerazione una procedura esecutiva. In fin dei conti non si vuole gravare inutilmente o addirittura distruggere la relazione cliente avviando azioni legali troppo in fretta.

Attenzione: per ogni sollecito di pagamento indicate la (nuova) data di scadenza concreta entro la quale deve essere effettuato il pagamento. Nell’ultimo sollecito dovreste inoltre comminare una minaccia di procedura esecutiva, ad esempio così:

«La preghiamo di pagare tempestivamente l’importo dovuto, ma al più tardi entro il [ultima data possibile di scadenza]. In caso contrario saremo costretti ad avviare una procedura esecutiva».

Fase 3: prendere in considerazione una procedura esecutiva

Se il cliente non paga nemmeno dopo l’ultimo sollecito di pagamento potete avviare una procedura esecutiva – o delegarla a una terza parte – per ottenere per via legale il pagamento dell’importo scoperto. A tale scopo dovete prima aver messo in mora il cliente, indicando nella fattura originale o in un sollecito di pagamento una data di scadenza concreta, che nel frattempo è trascorsa in modo infruttuoso.

Se il cliente non paga nemmeno dopo l’ultimo sollecito di pagamento potete avviare una procedura esecutiva – o delegarla a una terza parte – per ottenere per via legale il pagamento dell’importo scoperto. A tale scopo dovete prima aver messo in mora il cliente, indicando nella fattura originale o in un sollecito di pagamento una data di scadenza concreta, che nel frattempo è trascorsa in modo infruttuoso.

Chiedetevi se una procedura esecutiva ha senso da un punto di vista finanziario, ossia in rapporto all’importo dovuto. Poiché dovete anticipare le spese per la procedura esecutiva, che verranno rimborsate dal debitore solo una volta recuperati con successo.

Se ritenete che l’onere e il rischio non valgono la pena, rinunciate all’importo e ammortate il credito scoperto nella vostra contabilità come perdita. Altrimenti, il passo successivo è l’avvio della procedura d’esecuzione.

Fattura non pagata: quali sono i vantaggi di un’assicurazione di protezione giuridica?

In caso di controversie giuridiche con clienti inadempienti, un’assicurazione di protezione giuridica vi offre sostegno e sicurezza, tra l’altro attraverso le seguenti prestazioni.

• Copertura addizionale opzionale per l’assunzione della procedura di sollecito e di esecuzione dopo il primo sollecito di pagamento
• Consulenza giuridica e trattamento del vostro caso giuridico da parte di esperti di diritto dell’assicurazione
• Presa in carico dell’onorario di un avvocato esterno
• Pagamento di spese per tribunale arbitrale e di mediazione
• Assunzione di spese giudiziarie e processuali
• Incasso delle pretese che vi sono riconosciute in sede giudiziale in seguito a una controversia giuridica

Redazione in autonomia e in tutta semplicità del sollecito di pagamento con il nostro modello

I solleciti di pagamento possono essere inviati in diverse modalità:

• via e-mail
• come allegato a una e-mail come lettera separata (sotto forma di documento PDF)
• tramite posta

Non ci sono disposizioni di legge da osservare per quanto riguarda la forma di invio.

Cosa deve contenere un sollecito di pagamento?

Ecco cosa dovrebbe contenere il vostro sollecito di pagamento.

• Indirizzo del mittente: l’indirizzo della vostra azienda in qualità di creditore, ossia la persona o l’azienda a cui è dovuto del denaro
• Indirizzo del destinatario: l’indirizzo del debitore, ossia del cliente che finora non ha pagato (se inviate il sollecito di pagamento direttamente per e-mail, di norma vengono meno i primi due punti).
• Una riga nell’oggetto con la dicitura «Sollecito di pagamento» (idealmente uguale al numero della fattura)
• Appellativo e una breve introduzione
• Numero di fattura e importo della fattura in sospeso
• Nuova data di scadenza: data effettiva, quando il pagamento è esigibile (solitamente circa 10-14 giorni dopo l’invio del sollecito di pagamento)
• Le vostre coordinate bancarie
• Formula di stipulazione e il vostro nome

Modello di testo per un sollecito di pagamento cordiale 

Oggetto: Sollecito di pagamento (fattura n. [numero])

[Gentile signora / Egregio signor (cognome della/del cliente)]

Grazie ancora per il suo ordine/la sua ordinazione.

Abbiamo constatato che per la relativa fattura n. [numero] pari a [importo e valuta] non è ancora pervenuto alcun pagamento. 

Ci rendiamo conto che nella frenesia quotidiana si può facilmente dimenticare una fattura. Per questo motivo le rammentiamo il pagamento insoluto e la preghiamo di saldare la fattura entro il [nuova data di scadenza].

Se nel frattempo l’avesse fatto, la preghiamo di ignorare la presente e-mail/lettera.

La ringraziamo sin d’ora per la collaborazione.

Cordiali saluti

[Il suo nome ed eventualmente firma/piè di pagina]