Rappel de paiement, sommation, poursuite: procédure professionnelle pour réclamer votre argent (avec modèle)

Les clients mauvais payeurs, cela pose problème et cela peut aussi, dans le pire des cas, entraîner des tracas de trésorerie, voire la faillite. Découvrez ici tout ce qu’il faut savoir sur les rappels de paiement et les sommations (modèle Word inclus) pour récupérer rapidement votre argent bien mérité.

Lorsque le déficit de trésorerie de l’entreprise se creuse inexorablement en raison d’un trop grand nombre de créances en souffrance, il faut agir. En Suisse, les entreprises procèdent généralement en trois étapes: elles envoient un rappel de paiement, puis une ou deux sommations avant d’engager des poursuites.

D’un point de vue strictement juridique, il n’est pas nécessaire d’envoyer systématiquement un rappel de paiement, mais c’est un réflexe judicieux. Nous vous expliquons comment procéder et les points auxquels faire attention pour maintenir de bonnes relations avec vos clients et vous protéger au mieux contre les problèmes de liquidités.

Bon à savoir: en Suisse, il n’existe pas de réglementation officielle concernant la sommation. Par conséquent, les termes «rappel de paiement» et «sommation» ne sont pas clairement définis et sont utilisés comme synonymes. Dans la pratique, la différence réside le plus souvent dans le ton employé: à chaque nouveau rappel de paiement ou nouvelle sommation, les formulations deviennent plus directes et pressantes.

Envoi d’un rappel de paiement: comment procéder au mieux

Le délai de paiement indiqué sur la facture est écoulé. Et maintenant?

Si possible, attendez encore de cinq à sept jours pour laisser un peu de temps à votre client. Si vous avez une bonne relation avec lui, vous pouvez demander de manière informelle, par e-mail ou par téléphone, si la facture est en cours de traitement.

Votre décision de faire preuve de souplesse ou d’envoyer directement un rappel de paiement va dépendre de différents facteurs: 

• Montant dû: plus la somme en souffrance impacte vos liquidités, plus vous devez envoyer rapidement un rappel de paiement.
• Expériences avec ce client: si vous avez toujours reçu les paiements à temps jusque-là, vous pouvez attendre un peu avant d’envoyer le rappel de paiement.
• Circonstances extérieures: à l’approche de vacances ou de la fin d’année par exemple, il vaut mieux anticiper l’envoi du rappel de paiement.

Conseil: pensez à vos liquidités dès la facturation.

Choisissez par exemple un délai de paiement plus court. Une trentaine de jours est souvent considérée comme la norme, mais rien ne vous y oblige. Les très petites entreprises et les indépendants appliquent volontiers des échéances de 10 à 14 jours.

À l’approche de grandes vacances ou des fêtes de fin d’année, il est particulièrement conseillé d’établir rapidement la facture afin de se laisser suffisamment de temps pour le rappel de paiement.

Important: indiquez sur vos factures une date d’échéance précise, par exemple «payable d’ici au 30 avril 2025». Une mention telle que «payable dans les 14 jours» n’est pas suffisante pour considérer le client en retard de paiement à l’expiration du délai. Or c’est la condition pour pouvoir engager une poursuite si la situation l’impose.

Étape 1: envoyer un premier rappel de paiement

Si vous ne recevez pas le montant dû dans le délai indiqué ou avec quelques jours de retard, envoyez à votre client un rappel de paiement plus formel. Indiquez de nouveau la date d’échéance précise pour le règlement de la facture.

De cette manière, vous mettez le client en demeure, surtout si aucune date précise ne figurait sur la facture initiale. En outre, une date d’échéance précise incite nettement plus à agir, et il est plus probable que vous receviez rapidement le règlement de la facture.

Votre facture impayée n’est pas réglée après le premier rappel de paiement aimable? Dans ce cas, passez aux étapes suivantes. Si vous n’avez pas le temps ou l’envie de vous en occuper vous-même, vous pouvez vous décharger de cette tâche fastidieuse, par exemple grâce à la couverture complémentaire «Protection juridique pour le recouvrement» de l’assurance de protection juridique d’entreprise d’AXA-ARAG.

Étape 2: envoyer d’autres rappels de paiement

Si le délai indiqué dans le premier rappel n’a suscité aucune réaction, nous vous recommandons d’envoyer un autre rappel de paiement en adoptant un ton plus formel.

C’est à vous de décider si vous souhaitez envoyer d’autres rappels de paiement avant d’envisager une poursuite. Dans de nombreuses entreprises suisses, la norme est de trois rappels de paiement (également appelés «sommations») avant d’envisager une poursuite. En effet, personne ne veut mettre à mal inutilement sa relation avec le client, voire la briser, en s’engageant trop rapidement dans la voie judiciaire.

Important: chaque rappel de paiement doit comporter la (nouvelle) date d’échéance précise pour le paiement. Dans le dernier rappel de paiement, vous devez également brandir la menace de la poursuite, par exemple avec la formulation suivante:

«Veuillez régler le montant dû dans les plus brefs délais, et au plus tard d’ici au [dernière date d’échéance possible]. À défaut, nous nous verrons contraints d’engager une procédure de poursuite.»

Étape 3: envisager la poursuite

Si le client n’acquitte toujours pas sa créance après la dernière sommation, vous pouvez engager une poursuite, ou mandater une tierce partie, afin de recouvrer le montant dû par voie judiciaire. Pour ce faire, vous devez avoir préalablement mis le client en demeure, c’est-à-dire avoir indiqué une date d’échéance concrète, qui n’a pas été respectée, sur la facture initiale ou dans un rappel de paiement.

Demandez-vous si la poursuite vaut le coup financièrement parlant au regard du montant dû. En effet, vous devez avancer les frais de poursuite et ne les récupérez de la part du débiteur que si les poursuites aboutissent.

Si vous estimez que le jeu n’en vaut pas la chandelle, renoncez au montant et passez la créance en perte dans votre comptabilité. Autrement, l’étape suivante consiste à entamer la procédure de poursuite.

Facture impayée: que m’apporte une assurance de protection juridique?

En cas de litige avec un client en retard de paiement, l’assurance de protection juridique vous apporte soutien et sécurité, notamment grâce aux prestations suivantes:

• Couverture complémentaire optionnelle pour la prise en charge de la procédure de sommation et de poursuite après le premier rappel de paiement
• Conseil juridique et traitement de votre cas juridique par des spécialistes juridiques de l’assurance
• Prise en charge des honoraires d’un avocat externe
• Paiement des frais de tribunaux arbitraux et frais de médiation
• Prise en charge des frais de justice et de procédure
• Recouvrement des prétentions accordées par le tribunal dans le cadre d’un cas juridique

Écrire soi-même un rappel de paiement en toute simplicité à l’aide de notre modèle

Les rappels de paiement peuvent être envoyés sous différentes formes:

• Par e-mail
• Sous forme de lettre séparée, en pièce jointe (document PDF)
• Par courrier

Il n’y a aucune prescription légale à respecter concernant la forme de l’envoi.

Que doit contenir un rappel de paiement?

Voici les éléments à mentionner dans votre rappel de paiement:

• Adresse de l’expéditeur: l’adresse de l’entreprise créancière, c’est-à-dire la personne ou l’entreprise à qui l’argent est dû
• Adresse du destinataire: l’adresse du débiteur, c’est-à-dire le client qui n’a pas payé jusque-là (si vous envoyez directement le rappel de paiement par e-mail, ces deux premiers points sont à ignorer en général.)
• Une ligne d’objet avec la mention «Rappel de paiement» (suivi idéalement du numéro de facture)
• Formule d’appel et brève introduction
• Numéro de facture et montant de la facture impayée
• Nouvelle date d’échéance: date effective à laquelle le paiement est échu (en général, de 10 à 14 jours environ à compter de l’envoi du rappel de paiement)
• Vos coordonnées bancaires
• Formule finale et votre nom

Modèle de texte pour un rappel de paiement aimable 

Objet: Rappel de paiement (facture n° [numéro])

Madame,/Monsieur,

Nous vous remercions une nouvelle fois pour votre commande.

Nous avons constaté que la facture numéro [numéro], d’un montant de [montant et devise], n’avait pas encore été réglée. 

Nous savons qu’il est facile d’oublier une facture dans l’effervescence du quotidien. C’est pourquoi nous souhaitions vous rappeler cette facture et vous prier de bien vouloir la régler d’ici au [nouvelle date d’échéance].

Si vous l’avez déjà fait, vous pouvez ignorer cet e-mail / cette lettre.

Merci d’avance.

Veuillez agréer, nos salutations les meilleures.

[Votre nom et éventuellement votre signature/pied de page]