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Wenn die Einzelfirma gut läuft, stellt sich früher oder später die Frage nach der Umwandlung in eine GmbH oder AG. Wir zeigen auf, wann diese sinnvoll ist und was Sie dabei beachten sollten. Und: Anhand eines Beispiels aus der Praxis erfahren Sie, wie Sie eine steuerliche Stolperfalle vermeiden.
Vielleicht geht es Ihnen wie vielen Kleinunternehmerinnen und -unternehmern: Sie haben vor ein paar Jahren eine Einzelfirma gegründet, und die ersten Herausforderungen sind gemeistert. Nun läuft die Firma gut und Sie sind dabei, stetig zu wachsen und sich mehr und mehr zu etablieren. Doch schon bald stösst die Rechtsform Einzelunternehmen an ihre Grenzen. Vielleicht, weil Sie immer grössere Aufträge an Land ziehen und nicht mehr mit dem persönlichen Vermögen haften wollen. Oder weil Sie gerne Geschäftspartnerinnen und -partner oder auch Mitarbeitende mit an Bord holen würden.
Die Frage nach einer möglichen Umwandlung in eine GmbH oder AG kommt auf. Wir schauen uns an, wann die Umwandlung möglich ist und für wen sich dieser Schritt lohnt.
Schon gewusst? Wir unterstützen Sie auch bei rechtlichen Fragen. Für eine individuelle Beratung rund ums Thema «Einzelfirma in GmbH oder AG umwandeln» können Klein- und Kleinstunternehmen im Rahmen unserer Betriebsrechtsschutzversicherung von fünf Gratisstunden Rechtsberatung profitieren.
Wenn Sie schon einige Jahre erfolgreich als Einzelunternehmerin oder Einzelunternehmer unterwegs sind, ist eine GmbH bzw. AG vielleicht auch für Sie der nächste logische Schritt.
Trotzdem fragen Sie sich: Lohnt sich die Umwandlung wirklich? Und welches ist für mich die richtige Rechtsform? Wir stellen Ihnen sechs Unterschiede zwischen Einzelfirma und GmbH bzw. AG vor – und erläutern, welche Vorteile eine Umwandlung für Sie bringt.
Im Gegensatz zur Einzelfirma haften Sie als Geschäftsinhaberin oder -inhaber bei einer GmbH oder AG für Geschäftsverluste in der Regel nur mit dem Kapital, das Sie bei der Gründung in die Firma eingebracht haben (GmbH: mindestens CHF 20'000, AG: mindestens CHF 100'000), und nicht mit Ihrem kompletten Privatvermögen. Insbesondere bei der GmbH gibt es allerdings auch Ausnahmen: Bei Pflicht- oder Vorschriftsverletzungen zum Beispiel haften Sie ebenfalls mit Ihrem privaten Vermögen.
Ihr Vorteil: Eine GmbH oder AG birgt ein deutlich geringeres finanzielles Risiko für Sie als Privatperson und damit auch für Ihre Liebsten.
Anders als die Einzelfirma sind GmbHs und AGs eigene Steuersubjekte. Das heisst: Der erzielte Gewinn wird separat betrachtet, und nicht in der privaten Steuererklärung deklariert und zusammen mit allfälligen weiteren Einkünften besteuert.
Ihr Vorteil: Wenn es an die Steuererklärung und finanzielle Admin-Aufgaben geht, haben Sie eine saubere Trennung zwischen Privatem und Geschäftlichem.
Wenn Sie eine GmbH oder AG besitzen, ist Ihr Einkommen nicht wie bei der Einzelfirma der Reingewinn des Unternehmens, sondern Sie zahlen sich selbst einen Lohn aus (GmbH und AG) und schütten sich allenfalls auch eine Dividende aus (AG). Die Höhe von Lohn und Dividende legen Sie als Geschäftsinhaberin oder Geschäftsinhaber selbst fest – wobei Sie sich aber im markt- und branchenüblichen Rahmen bewegen müssen.
Ihr Vorteil: Dank des gleichbleibenden Lohns profitieren Sie von mehr Stabilität und Planungssicherheit in Ihrem Privatleben.
Als Einzelfirma ist eine Pensionskassenlösung freiwillig. Anders verhält es sich bei einer GmbH oder AG. Da brauchen Sie zwingend eine Pensionskassenlösung für Mitarbeitende – und somit auch für Sie selbst.
Ihr Vorteil: Nach der Wahl der richtigen Pensionskassenlösung müssen Sie nicht mehr viel überlegen und rechnen, sondern sorgen quasi «automatisch» für später vor. Und: Eine Pensionskassenlösung kann steuerliche Vorteile bringen.
Übrigens: Auch als selbstständigerwerbende Person (Einzelfirma) können Sie sich einer Pensionskasse anschliessen, zum Beispiel über Lösungen von Berufsverbänden. Falls Sie das nicht tun, profitieren Sie im Gegenzug von einem höheren möglichen Einzahlungsbetrag in die Säule 3a («grosse 3a»). Da gilt es, sich in die Materie einzuarbeiten und sorgfältig zu rechnen. Wenn Sie dabei Unterstützung brauchen, lassen Sie sich am besten von Fachpersonen beraten.
In einer GmbH können Sie relativ einfach Gesellschafterinnen und Gesellschafter mit an Bord holen. Gründen Sie eine AG, freuen Sie sich vielleicht schon bald über Ihre ersten Aktionärinnen und Aktionäre.
Ihr Vorteil: Der Grundstein für das weitere Wachstum Ihres Unternehmens ist gelegt. Denn jetzt können Sie Aufgaben und Verantwortung unter mehreren
Geschäftspartnerinnen und -partnern aufteilen und schnell neues Kapital ins Unternehmen bringen.
Im Gegensatz zur Einzelfirma muss der Firmenname bei einer GmbH oder AG nicht zwingend den Familiennamen enthalten (lediglich der Zusatz «AG» bzw. «GmbH» ist Pflicht).
Ihr Vorteil: Sie sind deutlich freier in der Wahl Ihres Firmennamens und können sich so besser auf dem Markt positionieren. Ausserdem wirkt ein «GmbH» oder «AG» auf Kundinnen und Kunden in der Regel professioneller.
Um es kurz zu machen: Nein, rein technisch gesehen kann eine Einzelfirma nicht in eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung oder Aktiengesellschaft umgewandelt werden.
Aber: Auch wenn es offiziell nicht «Umwandlung» genannt wird, gibt es faktisch doch Möglichkeiten, vom Einzelunternehmen zu einer GmbH oder AG zu gelangen.
Die Sacheinlage kommt zum Tragen, wenn ein Einzelunternehmen im Rahmen des Fusionsgesetzes zu einer GmbH oder AG wird (also quasi mit dieser fusioniert): Sie übertragen das Vermögen (oder Teile davon) von der Einzelfirma an die GmbH bzw. AG – und zwar mit allen Aktiven und Passiven.
Die Sacheinlage ergibt dann Sinn für Sie, wenn Ihr Einzelunternehmen bereits einen substanziellen Gewinn ausweist und mehrere Verträge mit Partnerninnen, Lieferanten usw. bestehen. Da diese Verträge an die GmbH oder AG übergehen, müssen Sie sie nicht neu verhandeln und unterzeichnen.
Die Vermögensabtretung nach Fusionsgesetz, also die Sacheinlage, ist nur für Einzelfirmen möglich, die im Handelsregister eingetragen sind. Dies trifft auf Ihr Einzelunternehmen nicht zu? Dann ist die Vermögensübertragung etwas aufwendiger. Denn anstelle eines gesamthaften Transfers müssen Verträge mit Dritten in diesem Fall einzeln übertragen werden (Individualsukzession).
Die Alternative zur Sacheinlage ist die sogenannte Sachübernahme. Dabei beantragen Sie die Löschung der Einzelfirma und gründen eine neue GmbH oder AG. Die neue Gesellschaft kauft die Vermögenswerte des ehemaligen Einzelunternehmens auf.
Sacheinlage oder Sachübernahme: Die Kosten bewegen sich meist zwischen CHF 2000 und CHF 5000 – wenn die Gründung kompliziert ist, kann es auch mehr sein.
Sie merken: Der Schritt zur GmbH oder AG will gut überlegt und vorbereitet sein. Eine professionelle Beratung kann Ihnen diesen Schritt vereinfachen. Wir sind gerne für Sie da.
Nun haben Sie sich einen Überblick verschafft, welche Vorteile eine Umwandlung der Einzelfirma in eine GmbH oder AG bringen kann und welche Möglichkeiten es gibt. Ist Ihr Entscheid gefällt? Dann geht es als Nächstes an die konkrete Umsetzung.
Schritt 1: Als Erstes braucht es ein Inventar aller zu übertragenden Gegenstände. Folgende Punkte gilt es zu berücksichtigen:
Als Inventar genügt grundsätzlich die «normale» Jahresabschlussbilanz (in der Regel als Excel- oder PDF-Dokument) Ihres Einzelunternehmens – sofern diese nicht älter als sechs Monate ist. Aus diesem Grund empfehlen wir Ihnen eine Übertragung zum Jahreswechsel oder spätestens bis Ende Juni. Ansonsten müssen Sie eine zusätzliche Bilanz, die sogenannte Übernahmebilanz, erstellen.
Schritt 2: Als Inhaberin oder Inhaber der Einzelfirma schliessen Sie als Nächstes einen Sachübernahmevertrag mit dem Unternehmen (juristische Person) ab, das Sie neu gründen. Einfach gesagt: Ihre Einzelfirma stellt Ihrer neuen GmbH oder AG alle Gegenstände zur Verfügung, die im Inventar aufgeführt sind. Im Gegenzug erhalten Sie Stammanteile an der GmbH oder AG.
Im Falle der Sacheinlage ist der Prozess derselbe: Mittels Sacheinlagevertrag werden Sachen, Forderungen und/oder andere Vermögenswerte in das neue Unternehmen eingelegt. Als Gegenleistung erhalten Sie als Einlegerin oder Einleger Anteile der Gesellschaft.
Achtung: Ein Zusatzaufwand fällt für Sie an, wenn auch ein Grundstück übertragen wird (z. B. das Firmengelände). Dann muss nämlich eine Notarin oder ein Notar den Sachübernahme- oder Sacheinlagevertrag öffentlich beurkunden.
Übrigens: Wenn Sie eine Sacheinlage tätigen, wird dies im Handelsregister sowie im Schweizerischen Handelsamtsblatt (SHAB) publiziert.
Unser Tipp zu Sachübernahme- und Sacheinlageverträgen: Mit Mustervorlagen sparen Sie wertvolle Zeit. Diese erhalten Sie bei den zuständigen kantonalen Ämtern oder auch auf myright.ch.
Schritt 3: Im Folgenden müssen Sie als Gründerin oder Gründer der neuen GmbH bzw. AG in einem Gründungsbericht Rechenschaft über die Sacheinlage/Sachübernahme ablegen, und zwar:
Eine Treuhänderin oder ein Treuhänder hilft bei der Erstellung des Berichts, und eine zugelassene Revisorin oder ein zugelassener Revisor prüft (obligatorisch) dessen Vollständigkeit und Richtigkeit.
Schritt 4: Ihre neue GmbH bzw. AG braucht nun noch Statuten, also die grundlegenden Rechtsnormen, nach denen Ihre Gesellschaft handelt. Diese müssen bestimmte Vorgaben erfüllen. Eine Vorlage finden Sie auf dem KMU-Portal des Bundes.
Je nachdem, wie Ihre Firma aufgestellt ist, gilt es weitere Dokumente vorzulegen, bevor Sie die Eintragung im Handelsregister vollziehen können: Urkunden über Kontoauszüge bis hin zu Details über offene Forderungen. Sammeln Sie alle Unterlagen in (digitalen) Ordnern – so verlieren Sie nicht den Überblick.
Holen Sie sich am besten professionelle Hilfe, zum Beispiel bei Ihrer Treuhänderin oder Ihrem Treuhänder oder im Rahmen einer Rechtsberatung zum Betriebsrechtsschutz.
Schritt 5: Zu guter Letzt müssen Sie beim Handelsregisteramt noch die Eintragung der neuen Gesellschaft sowie allenfalls die Löschung des Einzelunternehmens beantragen.
Hinweis: Dazu benötigen Sie die Gründungsurkunde, die neuen Statuten sowie allfällige weitere Dokumente (siehe Schritt 4).
Denken Sie daran, nebst weiteren Stellen die Sozialversicherungen und Ihre Geschäftspartnerinnen und -partner über die Neuerung Ihrer Geschäftstätigkeit zu informieren.
Voilà, die Umwandlung der Einzelfirma in eine GmbH oder AG ist Ihnen geglückt!
Doch Vorsicht: Mit der neuen Rechtsform gehen auch neue Pflichten und Anforderungen einher. Ein guter Zeitpunkt also, den Versicherungsstatus des Unternehmens zu prüfen.
Nein, bei der Umwandlung eines Einzelunternehmens in eine GmbH oder Aktiengesellschaft fallen keine zusätzlichen Steuern an, sofern:
Ist Ihre Einzelfirma mehrwertsteuerpflichtig? Falls ja, unterliegt die Umwandlung dem Meldeverfahren. Dies, damit die übernehmende Gesellschaft auf die Sachübernahme bzw. -einlage keine Mehrwertsteuer zahlen muss.
Beachten Sie: Wenn Sie Freizügigkeitsleistungen zur Realisation Ihrer Selbstständigkeit bezogen haben, kurz darauf aber eine GmbH gründen, können Steuern anfallen.
A. K., Zürich: Ich habe mich voriges Jahr mit einem Nailstudio selbstständig gemacht. Für die notwendigen Investitionen in mein Geschäft habe ich mir die Freizügigkeitsleistung bar auszahlen lassen. Nach gelungenem Start habe ich vier Monate später für das Nailstudio eine GmbH gegründet, um die Haftungsrisiken zu senken. Nun habe ich ein Schreiben des Steueramts erhalten, wonach ich innert 30 Tagen die bezogene Freizügigkeitsleistung an die Freizügigkeitseinrichtung zurückzahlen muss, weil ich angeblich keine selbstständige Erwerbstätigkeit ausübe. Gleichzeitig wurde mir angedroht, dass bei einem Verzicht auf die Rückabwicklung die Barauszahlung zusammen mit dem übrigen Einkommen besteuert wird. Ich verstehe das nicht – bin ich doch als Inhaberin meiner GmbH immer noch selbstständig. Ausserdem weiss ich nicht, ob die Freizügigkeitseinrichtung die Freizügigkeitsleistung überhaupt zurücknehmen würde. Was raten Sie mir?
Ursula Wiedmer, Legal Services AXA: Eine Barauszahlung der Freizügigkeitsleistung ist nach Art. 5 Abs. 1 Bst. b FZG nur möglich, wenn ein Erwerbstätiger nach Aufnahme einer selbstständigen Tätigkeit nicht mehr als Arbeitnehmer im Sinne des BVG gilt. Wer Arbeitnehmer ist, richtet sich im Bereich der beruflichen Vorsorge nach der Praxis zur AHV. Die Voraussetzungen für eine Barauszahlung waren bei Ihnen zwar anfänglich erfüllt, weil Sie Ihre Anstellung aufgegeben und eine selbstständige Tätigkeit in Ihrem Nailstudio (Einzelfirma) aufgenommen haben. Seit Sie ihre Tätigkeit im Rahmen einer GmbH ausüben, ist dies jedoch nach der Praxis zur AHV nicht mehr der Fall: Sie sind bei der GmbH angestellt und beziehen einen AHV-pflichtigen Lohn als Arbeitnehmerin. Mit Ihrem AHV-Lohn von mehr als CHF 22'050 unterstehen Sie auch der obligatorischen beruflichen Vorsorge. Für die steuerliche Beurteilung der Barauszahlung ist massgebend, ob die oder der Steuerpflichtige eine selbstständige Erwerbstätigkeit aufgenommen hat. Liegen Barauszahlung und Gründung einer Kapitalgesellschaft zeitlich nahe beisammen, stellen sich die Steuerbehörden auf den Standpunkt, dass keine selbstständige Erwerbstätigkeit aufgenommen wurde (BGE 2C_156/2010 v. 7.06.2011 Erw. 4.3). In einem solchen Fall erfolgte die Barauszahlung aus Sicht der Steuerbehörden rechtswidrig, was äusserst unangenehme Steuerfolgen hat, wie Sie gerade erfahren mussten. Wir raten Ihnen, mit der Freizügigkeitsstiftung Kontakt aufzunehmen. Die Freizügigkeitsstiftung wird die Rückabwicklung der Barauszahlung zulassen, sofern Sie das Schreiben des Steueramts vorweisen können, das dies verlangt. Anderen Start-ups raten wir, nach einer Barauszahlung mindestens drei Steuerperioden zuzuwarten, ehe an eine Umwandlung einer Einzelfirma in eine Kapitalgesellschaft gedacht wird.
Das Beispiel von A. K. aus Zürich macht deutlich: Bei der Übertragung eines Einzelunternehmens in eine GmbH oder AG gibt es viele Dinge zu beachten. Ganz wichtig ist es, jeden Fall individuell zu betrachten. Ziehen Sie deshalb von Beginn an Fachpersonen wie beispielsweise eine Rechtsberatung oder Ihre Treuhänderin oder Ihren Treuhänder hinzu.
Jennifer Bächtold ist Content & Advertising Managerin bei der AXA. Sie recherchiert und schreibt über alle Themen rund um die Gesundheit und Vorsorge.
