Workation: Die wichtigsten Infos für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber

Arbeiten, wo andere Urlaub machen – Workation wird in der Schweiz immer beliebter. Viele Angestellte können sich vorstellen, Arbeit und Ferien zu verbinden und ihre berufliche Tätigkeit für eine befristete Zeit an einen Ferienort im In- oder Ausland zu verlegen.

Für Arbeitgebende bringt das flexible Arbeitsmodell der reisenden Arbeitenden einige arbeits- und steuerrechtliche sowie (sozial)versicherungstechnische Fragen mit sich. Unsere Expertinnen und Experten liefern die wichtigsten Antworten.

Was ist eine Workation?

Der Begriff Workation beschreibt die Kombination von Arbeit (englisch: «work») und Ferien («vacation»). Statt im Büro oder im heimischen Arbeitszimmer erledigen Angestellte ihre Tätigkeit in den Bergen oder am Strand, am Pool oder im Co-Working-Space, im In- oder Ausland. Häufig wird eine Workation auch als «Homeoffice im Ausland» oder «Remote Working in den Ferien» bezeichnet.

Einheitliche Regeln für dieses neue Arbeitsmodell gibt es nicht. Während einige Mitarbeitende ihr tägliches Arbeitspensum verringern, wechseln andere wöchentlich zwischen Job und Freizeit ab. Auch die Dauer kann von einigen Tagen über Wochen bis hin zu mehreren Monaten reichen.

Warum werden Workations immer beliebter?  

Die Pandemie hat gezeigt, dass in vielen Branchen und Berufen ortsunabhängiges Arbeiten möglich ist. Arbeitsprozesse wurden digitalisiert, Meetings finden immer mehr online oder hybrid statt – auch nach der Rückkehr ins Büro. Das hat auch die Entwicklung hin zu flexibleren Arbeitsmodellen beschleunigt. 

Viele Arbeitnehmende wünschen sich mehr Flexibilität, um Beruf und Privates besser miteinander vereinbaren zu können. Die Workation ist eine Möglichkeit für Arbeitgebende, diesem Bedürfnis zu entsprechen.

Welche Vorteile bieten Workations?

• Persönliche Weiterentwicklung: Arbeitnehmende profitieren von der Sicherheit ihres Arbeitsverhältnisses und haben gleichzeitig die Chance, an Orten abseits des üblichen Arbeitsumfelds neue Ideen und Erfahrungen zu sammeln. Das fördert die Selbstorganisation, kurbelt die Kreativität an und bringt nicht selten verbesserte Sprachkenntnisse mit sich.  Positiv für Unternehmen: Diese Fähigkeiten fliessen auch ins Arbeitsleben ein und können den Alltag neu beleben.
• Mehr Mitarbeiterzufriedenheit: Remote Work im In- oder Ausland ermöglicht mehr Flexibilität bei der Vereinbarkeit von Beruf und Privatem. Das kann eine gesunde Work-Life-Balance unterstützen und positiven Einfluss auf die mentale Gesundheit von Angestellten haben. Das zahlt sich wiederum für Firmen aus: Zufriedene Mitarbeitende sind produktiver, fehlen seltener am Arbeitsplatz, bleiben ihrem Job länger treu und tragen so massgeblich zum Unternehmenserfolg bei.
• Employer Branding: Unterstützen Sie Ihre Angestellten beim Wunsch, für eine gewisse Zeit im Ausland zu arbeiten, kann das ihre Loyalität und Unternehmensbindung stärken. Workation-Angebote sind daher ein Mittel, um Ihren Mitarbeitenden zu zeigen, dass Ihnen ihre Bedürfnisse wichtig sind. Zudem positionieren Sie Ihre Firma als moderne Arbeitgeberin – und verschaffen sich in der nächsten Bewerbungsrunde auf der Suche nach neuen Talenten einen attraktiven Vorteil.

Welche Nachteile haben Workations?

Kritisiert werden am Arbeitsmodell der reisenden Arbeitenden oder arbeitenden Reisenden häufig die gleichen Faktoren wie am klassischen Homeoffice:

• Fehlende Trennung zwischen Arbeit und Freizeit: Wie der Name schon sagt, werden bei einer Workation Arbeit und Ferien miteinander verbunden, nicht voneinander getrennt. Bei Arbeitnehmenden kann das dazu führen, dass die Grenzen zwischen beiden Bereichen mehr und mehr verschwimmen und die Freizeit nicht mehr die nötige Erholung bietet. Längerfristig kann das zur Belastung für die mentale Gesundheit werden – und die Freude über die Eindrücke am neuen Arbeitsort trüben.
• Mangel an persönlichem Austausch: Bei der Verlegung des Arbeitsortes ins Homeoffice oder ins Ausland fallen ungezwungene Gespräche mit Kolleginnen und Vorgesetzten auf dem Flur oder am Kaffeeautomaten weg. Der Mangel an persönlichem Austausch kann sich negativ auf die Arbeitsmotivation auswirken. Auch das Teilen von Sorgen und Ängsten fällt vielen Mitarbeitenden über digitale Kanäle oft schwerer. 

Je nach Zielort der Workation können weitere Faktoren hinzukommen: Befinden sich Mitarbeitende in anderen Zeitzonen, müssen gemeinsame Meetings entsprechend gelegt werden. Streikt die Internetverbindung, wirds für alle Teilnehmenden mühsam. Das kann die Kommunikation und Arbeitsorganisation im Team erschweren und bei allen Teammitgliedern für Frustration sorgen. Insbesondere wenn Mitarbeitende aus dem Ausland arbeiten, sollten einige Faktoren im Vorfeld geklärt werden, um unangenehme Überraschungen zu vermeiden.  

Was müssen Arbeitgebende bei Workations beachten?

Eine Workation ist bis dato kein feststehender arbeitsrechtlicher Begriff. Es gibt deshalb keine einheitlichen Regelungen, an die sich Firmen und Angestellte bei der Umsetzung halten können. Vielmehr handelt sich um eine individuelle Vereinbarung zwischen Arbeitgebenden und Arbeitnehmenden, die je nach Dauer, Zielland, der Funktion im Betrieb und weiteren Faktoren getroffen wird.

Pauschale Aussagen, was in Sachen Arbeitsrecht, Steuern und Versicherungen in Bezug auf Workations gilt, sind deshalb nicht oder nur sehr eingeschränkt möglich. Die Anforderungen, die je nach Zielland und Dauer des Auslandsaufenthaltes erfüllt werden müssen, können dafür zu stark voneinander abweichen. Für Arbeitgebende lohnt es sich deshalb, jede Workation als Einzelfall zu betrachten und die wichtigsten Faktoren im Vorfeld zu prüfen.

Dürfen Mitarbeitende ohne Zustimmung eine Workation machen? 

«Nein, eine Zustimmung der Arbeitgeberin oder des Arbeitgebers ist immer erforderlich», so Leo Loosli, Jurist der AXA-ARAG. «Angestellte haben keinen rechtlichen Anspruch darauf, dass ihnen eine Workation gewährt wird. Arbeitgebende können ihre Zustimmung individuell erteilen oder diese als Generalklausel im Arbeitsvertrag oder dem Personalreglement festhalten.»

Eine Workation ist nicht mit Homeoffice gleichzusetzen, da immer die Komponente «Ferien» mitschwingt. Allfällige Regelungen zum Homeoffice haben deshalb keine Rechtswirkung auf Fragen in Bezug auf eine Workation. Auch nicht, wenn sie in der Schweiz verbracht wird. 

Welche arbeitsrechtlichen Bestimmungen gelten bei einer Workation?

Laut Leo Loosli von der AXA-ARAG gibt es auf diese Frage keine pauschale Antwort. Bei einer Workation handelt es sich oft um einen Sachverhalt mit internationaler Komponente, d. h. die Bestimmungen können sich je nach Zielland deutlich unterscheiden. Aus diesem Grund ist es äusserst wichtig, den Einzelfall zu betrachten.  

Grundsätzlich gilt zwar der Arbeitsvertrag aus dem Herkunftsland, gleichzeitig können aber auch die Bestimmungen des Aufenthaltslandes zur Anwendung kommen.

Arbeits- und Aufenthaltsbedingungen: Wer haftet bei einem Verstoss?

Hierbei müssen mehrere Faktoren berücksichtigt werden. Bei Verstössen gegen die Arbeitsbedingungen gilt es zu klären, ob die oder der Arbeitnehmende im konkreten Fall schweizerischem Recht untersteht. Trifft das zu, richtet sich die Haftung nach den Bestimmungen im Arbeitsvertrag und den einschlägigen Normen im Obligationenrecht.

In Bezug auf die Aufenthaltsbedingungen (Visa etc.) sind Arbeitnehmende, vorbehältlich einer anderweitigen Regelung, grundsätzlich selbst verantwortlich.

Eine mögliche Haftung der Arbeitgeberin oder des Arbeitgebers kann jedoch in beiden Fällen nicht ausgeschlossen werden.

Muss der Arbeitsvertrag bei einer Workation angepasst werden?

Nicht zwingend. Die Anpassung kann im Arbeitsvertrag oder mittels separater Vereinbarung erfolgen. Wenn Workations in Ihrem Unternehmen häufiger nachgefragt werden, kann eine grundsätzliche Regelung im Arbeitsvertrag oder Personalreglement sinnvoll sein.

Unabhängig davon ist es empfehlenswert, für jedes Gesuch eine separate Vereinbarung, die u. a. folgende Punkte enthält: 

• Dauer 
• Zielland 
• Arbeitszeiten 
• Anrechnung Ferienguthaben / Bezug Überstunden 
• Reporting / Kommunikation mit der Zentrale 
• Datensicherung 
• Geheimhaltung 
• Versicherung(en) bzw. Sozialversicherung   
• Kostenfolgen  
• Haftung bei Verstössen gegen Bestimmungen im Zielland 
• Kostentragung bei vorzeitiger Rückkehr aus betrieblichen Gründen 
• Ausschliessliche Anwendung des Schweizer Rechts 
• Gerichtsstand 
• Bestimmung, wonach der Arbeitsvertrag im Übrigen unverändert und vollinhaltlich in Kraft bleibt

Krankheit oder Unfall während einer Workation im Ausland: Wer zahlt?

«Auch hierfür spielt die Sozialversicherungsunterstellung eine entscheidende Rolle. Mitarbeitende, die bei einer Workation den Schweizerischen Sozialversicherungen unterstellt bleiben, sind weiterhin gegen Unfälle gemäss UVG versichert und bleiben gemäss den AVBs der AXA auch im Ausland über die kollektive Unfallzusatz- bzw. Krankentaggeldversicherungen der Arbeitgeberin oder des Arbeitgebers versichert», so Victor Wirgailis von der AXA. «Je nach Versicherungsgesellschaft kann es bei Auslandsaufenthalten allerdings individuelle Deckungseinschränkungen geben. Wir empfehlen deshalb auch hier, den Einzelfall vor Antritt der Workation mit der AHV-Ausgleichskasse sowie der Versicherungsgesellschaft zu prüfen.»

Sind Arbeitnehmende bei Workations steuerpflichtig?

Das hängt vom Einzelfall bzw. dem Zielland ab. Bei Kurzaufenthalten von wenigen Tagen oder Wochen sind Arbeitnehmende tendenziell nicht steuerpflichtig. Eine Abklärung im Einzelfall ist jedoch unerlässlich, denn nebst der Arbeitnehmerin oder dem Arbeitnehmer kann auch die Arbeitgeberin oder der Arbeitgeber zusätzlich steuerpflichtig werden.  Hier lohnt es sich, bei der zuständigen Steuerbehörde nachzufragen.

Muss eine Workation bei der Sozialversicherung gemeldet werden?

«Eine pauschale Antwort auf die Frage nach der Sozialversicherungsunterstellung gibt es nicht», so Victor Wirgailis, Underwriting-Fachspezialist KPV der AXA. «Beschränkt sich die Dauer einer Workation bei Arbeitnehmenden auf maximal 20 bis 25 Prozent des Jahrespensums, ist es wahrscheinlich, dass sie den Schweizer Sozialversicherungen unterstellt bleiben. Bei längeren Aufenthalten oder je nach Zielland, z. B. ausserhalb der EU/EFTA, können die Vorgaben jedoch abweichen. Unsere Empfehlung ist deshalb, den Einzelfall unbedingt frühzeitig mit der AHV-Ausgleichskasse abzuklären.»

Müssen bei einer Workation Ferientage bezogen und muss der volle Lohn bezahlt werden?

Das hängt von der konkreten Abmachung mit Ihren Arbeitnehmenden ab. Es steht beiden Parteien frei festzulegen, welche Regelungen gelten sollen.

Da die Workation per Definition auch einen Ferienanteil enthalten soll, liegt es allerdings nahe, Ferientage oder allenfalls Überstunden zu beziehen. 

Arbeitnehmende haben grundsätzlich auch während der Urlaubszeit Anspruch auf eine Lohnzahlung. Wenn sie bei einer Workation unter normalen Umständen (im zuvor vereinbarten Grad) ihrer Arbeit nachgehen, müsste abhängig vom Einzelfall der volle Lohn geschuldet sein. Um Unklarheiten zu vermeiden und Streitigkeiten vorzubeugen, lohnt sich hier eine umfassende Vereinbarung zu den Modalitäten.

Was muss in Sachen Datenschutz beachtet werden?

Arbeitgeberinnen oder Arbeitgeber sollten vorgängig sicherstellen, dass im Zielland die Datensicherheit gewährleistet ist. Die konkreten Massnahmen müssen im Einzelfall bestimmt werden.  

4 Tipps für eine gelungene Workation

• Gemeinsame Vereinbarungen treffen: Halten Sie die wichtigsten Kriterien für den Aufenthalt im In- oder Ausland gemeinsam mit Ihren Mitarbeitenden in einer schriftlichen Vereinbarung fest. So schaffen Sie Rechtssicherheit und es kommt im Nachgang nicht zu Missverständnissen. Wird eine Workation in Ihrem Unternehmen häufiger nachgefragt, kann es sich lohnen, eine Liste mit Informationen zu erstellen, die für ein Gesuch eingereicht werden müssen. So haben Sie (und ggf. Ihr HR-Team) eine ideale Ausgangslage, um die notwendigen Abklärungen in die Wege zu leiten und Risiken zu bewerten. 
• Ausreichend Zeit zur Abklärung einplanen: Insbesondere bei Aufenthalten im Ausland gilt es einige Faktoren mit der AHV-Ausgleichskasse, der Steuerbehörde und Ihrer Versicherungsgesellschaft abzuklären. Planen Sie gemeinsam mit Ihren Arbeitnehmenden ausreichend Zeit dafür ein, um Fehler und Komplikationen zu vermeiden.
• Erwartungen an die Zusammenarbeit definieren: Legen Sie vor Reiseantritt gemeinsam mit Ihren Mitarbeitenden fest, wie Sie sich die Zusammenarbeit vorstellen – und besprechen Sie dies auch mit dem betreffenden Team. Sind Themen wie Erreichbarkeit, Arbeitsumgebung und Co. für alle klar, werden falsche Erwartungen oder Uneinigkeiten vermieden – und das gesamte Team kann sich ungetrübt an den Ferienimpressionen seiner Kolleginnen und Kollegen erfreuen.
• In Kontakt bleiben: Wie auch im klassischen Homeoffice gilt: Tauschen Sie sich regelmässig mit Ihren Mitarbeitenden aus und haben Sie ein offenes Ohr für mögliche Probleme. Halten Sie sich dabei an die vereinbarten Arbeitszeiten, damit die Trennung zwischen Job und Freizeit gelingt – und die Erholung Ihrer Mitarbeitenden nicht zu kurz kommt.