Mitarbeiter und Vorsorge

«Mit SmartElection schlagen wir den digitalen Weg ein»

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Die aktuelle Corona-Pandemie stellt Arbeitnehmende sowie deren Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber vor grosse Herausforderungen. Alle sind von der plötzlichen Umstellung betroffen. Auch für Führungskräfte ist die Challenge gross, und sie tragen jetzt noch mehr Verantwortung. Die meisten arbeiten, wenn sie können, im Homeoffice. Das ist für viele komplett neu. Sitzungen vor Ort sowie der direkte persönliche Kontakt zu den Mitarbeitenden fallen weg. Wie schafft man es, in dieser aussergewöhnlichen Situation weiterhin zu führen und die Produktivität aufrecht zu erhalten? Wie hält man als Führungskraft «den Laden am Laufen»? 

Sie können beruhigt sein: Die Führung eines Teams aus der Ferne funktioniert. Nur eben anders als sonst. Wir haben zu Ihrer Unterstützung einen Leitfaden für das Führen auf Distanz respektive das Arbeiten im Homeoffice zusammengestellt. Mit diesen praktischen Tipps meistern Sie die Herausforderung und arbeiten auch virtuell erfolgreich mit Ihrem Team zusammen. 

Bleiben Sie motiviert – und vor allem gesund!

 

1. Einheitliche digitale Kommunikation 

Vereinbaren Sie zum Austausch und für die Kommunikation in Ihrem Team eine einheitliche Kommunikationsplattform (z. B. Skype, Slack, Yammer, E-Mail etc.) für alle Mitarbeitenden. 

2. Regelmässiger Austausch im ganzen Team

Organisieren Sie regelmässige Teambesprechungen, um den richtigen Fokus, das Engagement, die Abstimmung im Team bezüglich Zielerreichung sicherzustellen.

  • Eine der besten Methoden ist ein Check-in-Meeting mit den Teammitgliedern am Anfang des Tages, um die laufenden Prioritäten zu überprüfen und Klarheit sowie Widerspruchsfreiheit bezüglich Tagesaufgaben sicherzustellen. So vermeiden Sie auch Doppelspurigkeiten und Missverständnisse.
  • Stellen Sie sicher, dass alle involviert sind und ihre eigene und die Rolle aller anderen im Team verstehen.
  • Es ist wichtig, positiv und optimistisch zu kommunizieren. Zeigen Sie Wertschätzung und fördern Sie den Teamgeist, ganz nach dem Motto «Wir sitzen alle im selben Boot und ihr alle seid Teil des Unternehmens».
  • Protokollieren Sie gemeinsam die im Team getroffenen Entscheidungen.

3. Regelmässige Einzelgespräche mit Teammitgliedern

Stellen Sie sicher, dass jedes Mitglied des Teams mindestens ein wöchentliches Einzelgespräch mit dem oder der direkten Vorgesetzten hat.

  • Hören Sie Ihren Mitarbeitenden gut zu.
  • Kommunizieren Sie klar, was Sie von Ihren Mitarbeitenden erwarten.
  • Die Ergebnisse, Fristen und Metriken der Aufgaben müssen klar definiert werden.
  • Binden Sie, wenn immer möglich, alle ein.
  • Nehmen Sie den Mitarbeitenden Unsicherheiten, beantworten Sie Fragen oder klären Sie diese ab, um sie dann im Anschluss zu beantworten.

4. Videotelefonie gezielt einsetzen

Leider ist die Verwendung von Videotelefonie sehr belastend für die Infrastruktur. In einzelnen Fällen kann sie aber das Risiko von Missverständnissen in der Kommunikation vermindern. Überlegen Sie sich also gut, ob Video wirklich nötig ist, und setzen Sie das Tool gezielt ein. 

5. Vertraulichkeit von Dokumenten beachten 

Das Teilen von Bildschirminhalten sollte immer möglich sein. Stellen Sie sicher, dass die Person im Homeoffice die Vertraulichkeit von Dokumenten gewährleistet. Der Blick auf den Bildschirm von Dritten sollte in diesem Fall nicht möglich sein.

6. Menschlichkeit 

Denken Sie daran, in jede Interaktion mit Ihrem Team eine menschliche Note einzubringen. Durch das Arbeiten von zuhause kann sich die Kommunikation schnell unpersönlich anfühlen, wenn man den Ton nicht trifft.

7. Fliessende Information und Kommunikation

Stellen Sie sicher, dass Ihre Teams alle wichtigen Informationen erhalten und über alle nötigen Mittel verfügen, um ihre Arbeit zu erledigen. Dazu gehört auch, die relevanten digitalen Kommunikationskanäle zu abonnieren, sich ggf. via Intranet über die Entwicklungen des Unternehmens auf dem Laufenden zu halten oder die Webseite des BAG regelmässig zu lesen.

8. Gerechte Arbeitsverteilung

Stellen Sie sicher, dass in Ihrem Team die Arbeitslast gut verteilt ist und niemand überfordert wird. Hilfreich ist etwa ein tägliches Meeting zur Synchronisation im Team. Versuchen Sie, mit dem Team zusammen die optimale Lösung zu finden – und bleiben Sie dabei flexibel.

9. Stimmungs-Check

Erkundigen Sie sich regelmässig über die Stimmung des Teams, insbesondere bei denjenigen Mitarbeitenden, die zum ersten Mal längerfristig von zuhause aus arbeiten. Seien Sie aufmerksam, wenn jemand in Ihrem Team Symptome von Angst oder Unsicherheit zeigt. Sprechen Sie sie oder ihn darauf an und leisten Sie Hilfestellung, wenn nötig. 

«Das Wichtigste: im Dialog bleiben! Bleiben Sie im Dialog mit Ihren Mitarbeitenden – gerade in dieser aussergewöhnlichen Zeit, die aufgrund verschiedener Jobprofile wie auch privater Situationen individuell sehr unterschiedlich aussehen kann. Thematisieren Sie die neue Situation und benennen Sie gleichermassen Herausforderungen wie auch Chancen. Klären Sie gegenseitige Erwartungshaltungen und signalisieren Sie, dass Sie stets zum Dialog bereit sind – über E-Mail, Telefon oder Video.»

Yvonne Seitz-Strittmatter, HR-Spezialistin der AXA Schweiz
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