Il vantaggio competitivo della flessibilità

Nei settori che lamentano una forte carenza di personale qualificato le aziende cercano di guadagnare in attrattiva agli occhi dei dipendenti con modelli di lavoro flessibili. Due esempi dimostrano che una settimana di quattro giorni e il telelavoro sono possibili non solo nei lavori d’ufficio.

La settimana di quattro giorni è un’idea balenata nella mente di Philipp Albrecht sin dalla sua formazione alla scuola alberghiera, 15 anni or sono. All’epoca sembrava ancora una fantasticheria nel settore, ma l'attuale direttore del Park Hotel di Winterthur ne fu subito entusiasta. L’argomento è stato tematizzato nell’estate del 2021. «Abbiamo iniziato a reclutare nuovo personale troppo tardi dopo il secondo inverno di crisi pandemica. E a seguito della scarsità di personale qualificato nel settore della gastronomia, non siamo riusciti a trovare collaboratori adatti». Poiché al tempo stesso gli ospiti sono tornati a frotte, il personale di cucina in particolare ha dovuto lavorare a pieno regime, oberato di lavoro e insoddisfatto. Soprattutto la pausa non retribuita di quattro ore nel pomeriggio si è rivelata un grosso problema. «In un hotel di montagna, dove le persone possono trascorrere questo tempo sulle piste o riposare nella vicina abitazione per il personale, potrebbe anche funzionare. In un hotel di città, dove alcuni dei dipendenti devono compiere lunghi tragitti per recarsi al lavoro, la pausa pomeridiana è un tempo morto, che molti non hanno modo di utilizzare proficuamente e che quindi spendono in lavoro nei momenti di intensa attività, accumulando così ore di straordinario», dichiara Albrecht. Era urgente cambiare qualcosa.

Rendere più efficienti i processi

Insieme al capocuoco e al responsabile delle risorse umane dell'hotel, Philipp Albrecht ha messo a punto un piano inteso in primis ad allocare meglio le risorse della brigata di cucina, rendendole di riflesso più efficienti. È nata così l'idea di lavorare solo quattro giorni, due ore in più al giorno, e di eliminare in contropartita la pausa pomeridiana. Il tempo guadagnato nel pomeriggio viene utilizzato per preparare il servizio serale e del mattino successivo. Una pianificazione olistica e una cultura della comunicazione trasparente sono elementi fondamentali per l'introduzione di nuovi modelli di lavoro, spiega Johann Weichbrodt, psicologo organizzativo presso la Scuola universitaria professionale della Svizzera nordoccidentale: «L'arte consiste nel conciliare gli obiettivi economici di un'azienda con le esigenze dei collaboratori. Occorre riflettere attentamente e valutare quali processi sono efficienti e quali possono essere adeguati o eliminati. Scambiate idee e opinioni a stretto contatto con i vostri collaboratori durante la fase di pianificazione, testate il piano per alcuni mesi e verificate insieme cosa funziona e cosa no».

In un progetto pilota anche il personale del Park Hotel ha testato per due mesi la settimana di quattro giorni per accertarne l’attuabilità, dopodiché l'ha messa a punto. «Ci siamo subito resi conto che il modello non funziona ovunque: per il servizio di lavaggio delle stoviglie, ad esempio, il piano non era fattibile», precisa Albrecht. In questo ambito si sta tornando nel frattempo al vecchio modello. Johann Weichbrodt sottolinea un punto importante: «Soprattutto nelle aziende in cui i compiti sono molto differenziati a seconda del comparto, è irrinunciabile interrogarsi e rif lettere attentamente su come calibrare il modello di lavoro sulle diverse esigenze dei singoli team». Nella cucina del Park Hotel, la settimana di quattro giorni è ormai la norma e il feedback del personale è positivo, tant’è che Philipp Albrecht sta ipotizzando di valutare l’approccio anche in altri settori. «Finora abbiamo tratto grandi benefici dal cambiamento del nostro modello di lavoro: i nostri collaboratori sono più soddisfatti, i nostri processi sono più efficienti e possiamo posizionarci sul mercato come datore di lavoro interessante», riassume il direttore dell’hotel. 

Flessibilità grazie alla tecnologia

Come fornitore di servizi di manutenzione con officine a Kirchberg e Basilea e con orari di apertura e assistenza fissi, Küffer Elektro-Technik AG (KETAG) non può introdurre modelli di lavoro flessibili in ogni settore. Ciò malgrado, la posizione idilliaca della sede centrale nell'Emmental è ingannevole: l'azienda diretta da Michael Kummer è davvero all'avanguardia, anche in termini di Mondo del lavoro 4.0, tant’è che i collaboratori dei reparti amministrativi, marketing e risorse umane possono decidere autonomamente quando e dove lavorare. Le riunioni con l’intero organico si tengono sempre su base ibrida e da anni si promuove attivamente il lavoro a tempo parziale e il reinserimento delle donne nel mondo del lavoro. «Già prima della pandemia abbiamo puntato, laddove possibile, su modelli di lavoro flessibili. Ma il Covid ha velocizzato enormemente la questione, dando vita a strumenti e software utili come Teams che semplificano ulteriormente la collaborazione», dichiara Michael Kummer. Oggi i fornitori tedeschi si incontrano solo una volta all'anno di persona; il resto avviene virtualmente. E per spiegare un'offerta a un cliente non è più necessario spostarsi fisicamente da Kirchberg a San Gallo, ma è sufficiente una videochiamata. «Risparmiamo tempo prezioso che possiamo dedicare ad altri compiti», aggiunge l’imprenditore.

Il Mondo del lavoro 4.0 come opportunità

«La digitalizzazione e la crisi pandemica hanno profondamente cambiato il nostro modo di lavorare, tant’è che la questione non è più se accettare e abbracciare il cambiamento, quanto piuttosto come affrontarlo attivamente», afferma Marc K. Peter, responsabile del Centro di competenza Trasformazione digitale alla Scuola universitaria professionale della Svizzera nordoccidentale. Il Mondo del lavoro 4.0 offre enormi opportunità soprattutto alle PMI, e non solo alle imprese di uffici, come puntualizza l’esperto: «Con il ricorso a nuove tecnologie è senz’altro possibile proporre un mix di lavoro in loco e lavoro in mobilità anche nelle aziende artigianali», aggiunge il coautore del libro «Arbeitswelt 4.0: Als KMU die Arbeitswelt der Zukunft erfolgreich gestalten» (Mondo del lavoro 4.0: come PMI, costruire bene il mondo del lavoro di domani). Alla KETAG di Kirchberg si prende a cuore questo aspetto, per cui anche i collaboratori dell’officina e sul cantiere beneficiano di una certa flessibilità. «Quando apriamo alle sette del mattino, non occorre che l'intera forza lavoro sia subito sul posto – se qualcuno del team inizia a lavorare più tardi, i suoi colleghi possono prendere gli ordini», prosegue Michael Kummer. I montatori sul cantiere sono stati inoltre dotati della tecnologia necessaria per gestire in modalità digitale processi come la timbratura in entrata e uscita o la stesura dei rapporti. Così facendo si evita di passare in azienda la mattina presto e alla fine del lavoro. «Per noi è importante che i nostri clienti ricevano lo stesso servizio di prima. E tanto meglio se nel contempo possiamo migliorare di riflesso l’equilibrio tra vita lavorativa e vita privata del nostro personale».

Aumentare l'attrattiva con i benefit

Anche alla Küffer Elektro-Technik AG la carenza di forza lavoro qualificata ha avuto un ruolo tutt’altro che trascurabile nella trasformazione. «Come PMI, non possiamo offrire alcun benefit aggiuntivo rispetto alle grandi aziende. Se vogliamo distinguerci sul mercato come datore di lavoro appetibile, dobbiamo farlo adottando altri incentivi», spiega Kummer. Per questo si informa regolarmente sullo stato d’animo e sulle esigenze del team e cerca poi di reagire opportunamente. Su richiesta del personale, ad esempio, la pausa pranzo è stata ridotta da un'ora e mezza a un'ora. «In passato, tutti dovevano tornare a casa in auto, a prescindere dalla lunghezza del tragitto. Oggi passa il panettiere del posto a portarci il pranzo». In questo modo si risparmia tempo e si può tornare a casa prima la sera. Naturalmente si deve anche scendere a compromessi: con 35 dipendenti non è possibile accontentare tutti. «La mensa che due dei collaboratori volevano non è stata realizzata», racconta divertito Michael Kummer. L’esperto Marc K. Peter aggiunge: «Il Mondo del lavoro 4.0 è sempre un compromesso tra le esigenze dei dipendenti e la strategia aziendale. Ma più si coinvolgono i collaboratori, più essi sosterranno le decisioni», senza trascurare che ogni PMI deve essere consapevole che non può chiudersi a modalità di lavoro ibride: «Considerate il New Work come un'opportunità per affrontare un tema di scottante attualità insieme ai vostri collaboratori e gettare così le basi per i prossimi dieci anni di apprezzato successo».

Nel mondo del lavoro 4.0 in 15 passi

Avvio

1 Kickoff con la direzione

2 Definizione obiettivi/ampiezza del progetto

Accertamento del fabbisogno/valutazione del potenziale

3 Aggiornamento della situazione nell’azienda

4 Workshop di gruppo

Sviluppo della strategia e roadmap

5 Valutazione e aggiornamento degli obiettivi del progetto

6 Presentazione dei risultati e della strategia per l'ambiente di lavoro

7 Pianificazione del progetto

Attuazione/introduzione

8 Kickoff con il team di progetto

9 Attuazione e monitoraggio

10 Controllo del risultato e relazione sul progetto

11 Gestione della qualità e sicurezza

12 Introduzione

Conclusione del progetto/ulteriore sviluppo

13 Documentazione

14 Controllo e garanzia del successo

15 Progetti successivi in un ambiente digitale dinamico

Fonte: Marc K. Peter (FHNW)