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La protection des données revêt une grande importance pour AXA Fondation Prévoyance professionnelle, Winterthur (ci-après «la Fondation»). La présente déclaration relative à la protection des données explique comment et à quelles fins vos données personnelles sont collectées et traitées (p. ex. enregistrées, utilisées, transmises, etc.) dans le cadre de la mise en œuvre de la prévoyance professionnelle, ainsi qu’à qui elles sont transmises. Elle précise aussi vos droits à cet égard conformément à la législation sur la protection des données ou à d’autres bases juridiques.
La présente déclaration relative à la protection des données ne contient pas de description exhaustive des traitements des données par la Fondation, et certains états de fait peuvent être réglés en tout ou en partie par des déclarations sur la protection des données, des conditions générales, des aide-mémoire ou d’autres documents similaires spécifiques (avec ou sans référence à la présente déclaration relative à la protection des données).
La Fondation a pour but l’application de la prévoyance professionnelle vieillesse, survivants et invalidité. Elle protège, dans la mesure définie dans ses règlements, les salariés et les employeurs des entreprises qui lui sont affiliées contre les conséquences économiques de la perte de gain consécutive à la vieillesse, au décès et à l’invalidité. Elle verse des prestations conformes aux dispositions régissant la prévoyance professionnelle obligatoire et offre également des plans de prévoyance qui dépassent les prescriptions minimales de la loi ou qui comprennent uniquement les prestations surobligatoires. À cette fin, elle traite les données personnelles des assurés actifs et des bénéficiaires de rentes (ci-après conjointement «les destinataires») des entreprises qui lui sont affiliées. L’administration et la distribution ont été confiées à AXA Vie SA.
AXA Vie SA traite des données personnelles pour le compte de la Fondation dans le but de mettre en œuvre la prévoyance professionnelle, de maintenir et de développer la couverture de prévoyance acquise dans le cadre de la prévoyance professionnelle, selon l’étendue des tâches qui lui sont confiées. À cet effet, elle a besoin de données personnelles, y compris de données sensibles et de profils de personnalité, pour accomplir les tâches que la Fondation lui a confiées conformément aux bases légales applicables.
Vous trouverez de plus amples informations sur la protection des données au sein d’AXA Vie SA dans la déclaration relative à la protection des données d’AXA Vie SA, que vous pouvez consulter ici.
Les données personnelles désignent ci-après toutes les informations concernant une personne physique identifiée ou identifiable (p. ex. nom, date de naissance, adresse e-mail, adresse IP). Ne sont pas considérées comme données les informations anonymisées ou agrégées qui ne permettent pas (ou plus) d’identifier une personne en particulier.
Le traitement de données comprend toute opération relative à des données personnelles, notamment la collecte, l’enregistrement, l’utilisation, la communication, la modification, l’archivage ou l’effacement.
Le fondement juridique et le but du traitement de vos données sont en premier lieu l’application de la prévoyance professionnelle en vertu de la loi fédérale sur la prévoyance professionnelle vieillesse, survivants et invalidité (LPP), de la loi fédérale sur le libre passage dans la prévoyance professionnelle (LFLP) et des ordonnances s’y rapportant.
En outre, le traitement des données est fondé sur la mise en place et/ou de l’exécution du contrat d’affiliation, l’existence d’une obligation juridique et/ou d’un consentement (le vôtre ou celui d’une personne mandatée par vos soins), ainsi que sur les intérêts prépondérants légitimes de la Fondation (notamment pour poursuivre les fins décrites et les objectifs qui y sont associés, et pour pouvoir mettre en œuvre des mesures en conséquence).
Le traitement de vos données personnelles repose sur les principes d’exactitude, de licéité, de transparence, de minimisation, de proportionnalité, de responsabilité et de sécurité.
La présente déclaration relative à la protection des données répond aux exigences de la loi suisse sur la protection des données (LPD), de son ordonnance d’exécution (OPDo) et, dans la mesure où ils sont applicables, d’autres textes législatifs sur la protection des données. Les présentes dispositions relatives à la protection des données ne contiennent pas de description exhaustive des activités de traitement des données par la Fondation. Certains états de fait sont réglés en tout ou en partie par des informations spécifiques (avec ou sans renvoi aux présentes dispositions). Il existe des exceptions au devoir d’information légal en matière de protection des données: celui-ci ne s’applique pas quand l’information est impossible à donner ou nécessite des efforts disproportionnés, si vous disposez déjà d’informations sur le traitement des données, si le traitement des données est prévu par la loi ou si la Fondation est liée par une obligation légale de garder le secret.
La responsable du traitement des données est:
AXA Fondation Prévoyance professionnelle, Winterthur, c/o AXA Vie SA, General Guisan-Strasse 40, CH-8400 Winterthour
Les coordonnées du conseiller ou de la conseillère à la protection des données sont les suivantes:
Swiss Infosec AG
Centralstrasse 8A
6210 Sursee
E-mail: DSB@infosec.ch
Il s’agit p. ex. du prénom et du nom, du sexe, de la date de naissance, de l’âge, de l’état civil, de la langue, de la nationalité, du lieu de naissance, du lieu d’origine, du statut de séjour, des données sur les membres de la famille, du numéro de téléphone, de l’adresse e-mail, de l’historique client, des procurations, des droits de signature et des déclarations de consentement.
3.1.2. Il s’agit des informations communiquées dans le cadre de la proposition, telles que le risque assuré, le taux d’occupation, le contrat de travail et la capacité de travail, les réponses aux questions, les rapports d’experts, les informations de l’assureur précédent sur le cours des sinistres antérieur, ainsi que des informations sur les liens avec les tiers concernés par le traitement des données (p. ex. les bénéficiaires).
Il s’agit de données relatives à la conclusion ou à l’exécution du contrat d’affiliation. En font partie p. ex. le numéro d’assurance sociale, le numéro de police ou de contrat, le type d’assurance et de couverture, la description du risque, les prestations, la prime et la durée du contrat.
Il s’agit de données relatives au traitement des cas de prévoyance: annonce de la survenance d’un cas de prévoyance, informations sur le motif du cas de prévoyance (accident, maladie, date de l’événement, etc.) et autres données requises pour l’examen et l’évaluation du cas de prévoyance (p. ex. informations concernant les données personnelles sensibles, les personnes participantes ou des tiers tels que les assurances), les prestations de sortie et les autres cas de prestations.
Il s’agit p. ex. des données sur les opinions ou les activités religieuses, philosophiques, politiques ou syndicales, de données sur la santé, sur la sphère intime ou sur l’origine raciale ou ethnique, des données génétiques, des données biométriques identifiant une personne physique de manière univoque, ainsi que des données sur des poursuites ou sanctions pénales et administratives.
Il s’agit des données qui se rapportent à la santé physique ou mentale d’une personne physique et qui informent sur son état de santé. En font partie p. ex. les diagnostics, les rapports médicaux, les déclarations de maladie ou de toute autre atteinte physique ou psychique.
Il s’agit p. ex. de données relatives au salaire, des coordonnées de paiement, des encaissements et arriérés de primes, des rappels et des avoirs.
Il s’agit p. ex. des déclarations de sinistre, des rapports médicaux, des diagnostics, des rapports d’investigation, des justificatifs de factures et de la date de la rente.
Il s’agit des informations sur le comportement de la personne, p. ex. sur l’utilisation du site Web d’AXA, www.axa.ch et des services qui y sont liés (ci-après «le site Web»), ainsi que des données sur les préférences et les centres d’intérêt.
Il s’agit p. ex. de l’adresse IP, des cookies, des métadonnées, des fichiers journaux enregistrant l’utilisation des systèmes, des paquets IP, ainsi que d’autres données d’identification techniques et des données en lien avec la communication en ligne/par téléphone.
Les données des destinataires communiquées par les employeurs dans le cadre du processus d’entrée sont traitées pour la mise en œuvre de la prévoyance professionnelle. Cela permet de garantir que le ou la destinataire est enregistré et assuré de manière appropriée conformément aux prescriptions en matière de prévoyance professionnelle. Les données saisies sont traitées afin de garantir le calcul correct des cotisations, mais aussi que le ou la destinataire perçoit, en cas de prétentions ou d’invalidité, les prestations auxquelles il ou elle a droit. Par ailleurs, le traitement des données personnelles des destinataires de la Fondation permet aussi une administration efficace des contrats d’assurance, y compris le traitement des versements et la communication avec votre employeur et les salariés.
Le traitement porte en outre sur des données personnelles vous concernant ou concernant d’autres personnes, dans la mesure où il est autorisé et approprié, pour les buts suivants dans lesquels la Fondation, voire des tiers, a un intérêt légitime:
La Fondation s’appuie régulièrement sur une base légale pour le traitement de vos données personnelles dans le domaine de la prévoyance professionnelle obligatoire, notamment:
ainsi que les ordonnances correspondantes. En tant qu’organe fédéral, la Fondation traite vos données personnelles dans ce domaine dans le cadre des possibilités de traitement qui lui sont légalement accordées (p. ex. art. 85a ss LPP).
Dans le domaine de la prévoyance professionnelle surobligatoire et dans d’autres domaines non obligatoires, la Fondation traite vos données personnelles sur la base:
La Fondation reçoit des données personnelles vous concernant lorsque vous lui transmettez des données ou entrez en contact avec elle. Cela peut avoir lieu par divers canaux, p. ex. sur le portail en ligne destiné aux employeurs et aux personnes assurées, par différents moyens que vous utilisez pour communiquer avec la Fondation (e-mail, courrier, téléphone, fax, etc.), en consultant le site Internet de la Fondation ou ayant recours à d’autres services proposés par la Fondation dans le cadre de ses activités.
La Fondation reçoit des données personnelles lors de la mise en œuvre de la prévoyance professionnelle selon les dispositions légales. En outre, la Fondation reçoit des données personnelles de tiers avec lesquels elle collabore dans le but d’exercer ses activités dans le cadre de la prévoyance professionnelle et de pouvoir fournir ses prestations. Par ailleurs, elle reçoit des données personnelles de sources publiques.
La Fondation reçoit notamment des données personnelles des tiers suivants:
Si vos données personnelles sont traitées non pas par la Fondation, mais par AXA Vie SA, par des sous-traitants ou par d’autres responsables, la Fondation garantit contractuellement que les dispositions légales sont intégralement respectées. De manière générale, une transmission de données à des tiers n’a lieu que si:
La Fondation communique également des données personnelles à des tiers dans le cadre de ses activités commerciales et aux fins mentionnées plus haut, dans la mesure où cela est autorisé et approprié, soit parce que ces tiers traitent les données pour le compte de la Fondation (sous-traitance), soit parce qu’ils les utilisent pour leurs propres fins (communication de données). Il s’agit en particulier des tiers suivants (ci-après «les destinataires»):
Les destinataires sont situés en partie sur le territoire national, mais aussi à l’étranger. Vous devez notamment vous attendre à ce que vos données soient transférées dans d’autres pays d’Europe et aux États-Unis, où peuvent se trouver certains des prestataires de services informatiques auxquels la Fondation fait appel.
Si, à titre exceptionnel, la Fondation transmet des données dans un pays n’offrant pas un niveau légal adéquat de protection des données (comme les États-Unis), elle demande au destinataire de prendre des mesures appropriées pour protéger ces données (p. ex. au moyen d’une convention sur les «clauses types de l’UE», dont la version actuelle peut être consultée ici, d’autres mesures ou sur la base de motifs justificatifs).
8. La Fondation traite les données collectées aussi longtemps que nécessaire, dans le respect des délais de conservation légaux (comptabilité, prescription, droit des sociétés, droit fiscal et droit de la sécurité sociale) et contractuels et des obligations administratives, aux fins de traitements mentionnées et en vertu de nos intérêts prépondérants et légitimes (notamment à des fins de documentation et de preuve, pour prouver ou rejeter des prétentions et pour justifier une gouvernance des données adéquate). Les durées légales de conservation sont généralement d’au moins dix ans. Le droit des assurances sociales prévoit des durées de conservation plus longues. Les délais de prescription légaux se situent en général entre cinq et vingt ans.
Vous avez le droit:
Veuillez noter que la Fondation se réserve le droit de faire valoir les restrictions prévues par la loi, notamment si elle est tenue de conserver ou de traiter certaines données, si elle y a un intérêt prépondérant (dans la mesure où elle est en droit de l’invoquer) ou si elle a besoin de ces données pour faire valoir des droits.
Notez également que l’exercice de ces droits peut entrer en conflit avec les accords contractuels et entraîner notamment la résiliation anticipée du contrat ou avoir des conséquences financières. Le cas échéant, la Fondation vous informera au préalable si ce point n’est pas déjà réglé contractuellement.
Si vous pensez que le traitement de vos données personnelles viole la loi sur la protection des données ou que vos droits en matière de protection des données ont été enfreints de quelque manière que ce soit, vous pouvez également vous plaindre auprès de l’autorité de surveillance compétente. En Suisse, il s’agit du préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT; https://www.edoeb.admin.ch/).
L’exercice de vos droits en matière de protection des données implique généralement que vous prouviez clairement votre identité (p. ex. en fournissant une copie de votre pièce d’identité s’il n’est pas possible de vous identifier de manière univoque). Pour faire valoir vos droits, veuillez contacter la Fondation par e-mail à l’adresse indiquée au point 2.
La présente déclaration relative à la protection des données peut être adaptée au fil du temps, en particulier lorsque la Fondation modifie ses activités de traitement des données ou lorsque de nouvelles dispositions légales entrent en vigueur. De manière générale, c’est la déclaration relative à la protection des données dans sa version en vigueur au début du traitement concerné qui s’applique.